安全性を確保してWeb会議を実施するには、「ルール」「人」「技術」のバランスのとれた対策が欠かせません。

人的対策やルール設定はWeb会議を行いながら改善できますが、技術面だけは導入するツールに大きく左右されます。

「セキュリティが甘く安心してWeb会議ができない」という状況にならないように、セキュリティ対策を重視しているツールを選定することが欠かせません。

そこでこの記事では、Web会議のセキュリティリスクや具体的なセキュリティ対策方法を解説していきます。
とくにセキュリティ対策ではWeb会議の実施手順に沿って、それぞれの工程で何をするべきか把握できます。

この記事を読むと分かること

この記事を最後まで読めば、万全のセキュリティ対策を実施したうえでWeb会議ができるようになります。

セキュリティ対策をしないと最悪の場合は情報漏えいやウイルス感染など大きな被害が起こり、企業の信頼性を損ねる可能性があります。

安全性に考慮しながらWeb会議を行うためにも、ぜひ参考にしてみてください。

Web会議には、主に5つのセキュリティリスクがあります。

「Web会議にセキュリティ対策は要らない」と考えていると思わぬトラブルにつながる可能性があります。事前にどのようなリスクがあるのか把握しておきましょう。

1-1.リスク1：不正アクセス

不正アクセスとは、権限を持たない第三者がWeb会議システムやWeb会議を行う端末にログインすることです。

例えば、Aさんが利用しているパソコンの脆弱性を利用して、第三者が勝手にAさんのパソコンにログインすることが該当します。

不正アクセスが起きると機密情報の漏えいやWeb会議システム、パスワードなどの改ざん、ウイルス感染などにつながるリスクがあります。

「国家公安委員会」が公表している資料によると日本国内での不正アクセス被害は拡大していて、2022年の認知件数は2,200件にのぼっています。不正アクセスの大きな原因は、IDやパスワードの不正利用もしくはセキュリティの脆弱性の悪用です。

参考：国家公安委員会「不正アクセス行為の発生状況及びアクセス制御機能に関する技術の研究開発の状況」

Web会議を行うためのIDやパスワードが第三者に漏れると、不正アクセスリスクが高まります。

「知り合いに口頭でIDやパスワードを教えてしまった」「誕生日などの簡単なパスワード設定をしていた」などが不正アクセスを引き起こしています。

また、インターネット環境やWeb会議に使う端末に脆弱性があると、スパイウェアを使ってIDやパスワードを盗み取るケースもあります。

1-2.リスク2：アカウントの流出や乗っ取り

Web会議では、アカウントの流出や乗っ取りのリスクがあります。
例えば、不正アクセスによりAさんのWeb会議アカウントが流出したとしましょう。

Aさんのアカウント情報を不正に入手したBさんは、Aさんに代わってWeb会議に出席できます。
会議で話し合う機密情報や資料などの情報を持ち出せるので、情報漏えいが起こる可能性があります。

また、Aさんに代わってWeb会議に出席するとまではいかなくても、不正入手したアカウントでこっそりWeb会議に出席して情報を盗んだり資料を持ち出したりすることも考えられます。

アカウントの流出や乗っ取りの原因は多岐に渡りますが、主に「不正アクセス」「人的ミス」「端末の紛失」が原因です。

不正アクセスによりWeb会議のパスワードやURLが流出してしまうと、第三者がWeb会議に出席できる状況になってしまいます。

また、パスワードやアカウント、Web会議に利用する端末の管理がずさんだと、アカウントが流出する原因になるでしょう。

このように、Web会議では一定のルールを設けてセキュリティ管理をしないと、思わぬところからアカウントが流出して乗っ取りに遭う可能性があります。

1-3.リスク3：ウイルス感染

Web会議でもパソコンを使った通常業務と同様に、ウイルス感染リスクがあります。
とくにWeb会議では、個人のパソコンや会社外のインターネット環境を使うケースがあります。

下記のように不十分なセキュリティ対策が原因となり、ウイルスに感染するリスクがあります。

例えば、最新のOSにアップデートしていない個人パソコンや十分なウイルス対策ができていない個人パソコンを使いWeb会議に参加すると、脆弱性をついてウイルス対策することが考えられるでしょう。

ウイルス対策するとデータの流出や破損など被害が拡大する恐れがあり、最悪の場合は企業の信頼性の低下につながります。

このように、Web会議の環境をしっかりと整えたうえで実施しないとウイルスの標的となり、取り返しのつかない被害が出る可能性があります。

1-4.リスク4：画面共有での情報漏えいや盗聴

Web会議では、情報漏えいや盗聴などのリスクもあります。
Web会議は会議する場所を選ばないメリットがありますが、その分一人ひとりのリテラシーが求められます。

下記のような状況でWeb会議をしていると、いつ情報漏えいや盗聴がおきてもおかしくありません。

例えば、カフェや商業施設など不特定多数が出入りする場所でパソコンを開き、Web会議に参加しているとしましょう。

パソコンの背後を通りかかれば、画面に映し出されている資料やWeb会議参加者の顔を見ることができます。

このときにヘッドホンをしないで参加していると第三者は話している内容も確認できるので、情報漏えいにつながります。

また、Web会議ではパソコン画面を共有して進めるケースが多いです。
パソコン画面上に社内の資料や個人データを出したまま画面共有をすると、会議の参加者に機密情報が見られてしまいます。

その結果、Web会議への取り組み方や参加者のマナーが原因で、情報漏えいが起きてしまうのです。

1-5.リスク5：端末の紛失や盗難

Web会議は、パソコンやタブレットなどの端末を使用して実施します。端末を社外に持ち出しする場合や自宅の端末を使用する場合は、紛失や盗難のリスクがあります。

とくに下記のような端末の扱いをしていると、大きなアクシデントにつながる可能性があります。

例えば、業務で使うノートパソコンを自由に持ち出ししており、電車の中に置き忘れてしまったとしましょう。
パソコンケースにはWeb会議のパスワードやログインパスワードなどまとめたメモを入れていたとすると、不正アクセスにつながるリスクがあります。

ここまで解説してきたようにWeb会議はセキュリティリスクが高く、強固なセキュリティ対策が必要です。

そもそもWeb会議はインターネット通信を利用して会議をするため、ウイルス感染や情報漏えいなどのインシデントとは切っても切れない関係です。

また、Web会議は「社外からでも会議に参加できる」という特性上、対面会議にはない端末の管理不足やルール違反によるセキュリティリスクも高くなります。

実際に独立行政法人情報処理推進機構が発表している2024年の「情報セキュリティ10大脅威」では、組織が注意するべき脅威の9位に「テレワークなどのニューノーマルな働き方を狙った攻撃」がランクインしています。

情報セキュリティ10大脅威には4年連続ランクインしていて、まだまだ警戒が必要であると言えるでしょう。

参考：独立行政法人情報処理推進機構「情報セキュリティ10大脅威 2024」

2020年の新型コロナウイルスの流行を機に広まった新しい働き方の1つであるWeb会議は、まだまだセキュリティ対策意識が弱い側面があります。

不十分なセキュリティ対策では、突然思わぬアクシデントに巻き込まれることも十分考えられるでしょう。

「Web会議にはセキュリティ対策は不要」「社内のセキュリティ対策だけで十分」だと考えないで、Web会議を安全に運用するためのセキュリティ対策が必要です。

Web会議のセキュリティ対策をするときには、「ルール」「人」「技術」のバランスのとれた対策が必要です。とは言え、具体的に何をすればいいのか困っている担当者も多いのではないでしょうか？

ここでは、Web会議のステップに沿って具体的なセキュリティ対策の方法をご紹介します。

どのようなことをすればWeb会議のセキュリティを強化できるのか分かるので、参考にしてみてください。

3-1.ステップ1：Web会議の準備

Web会議の準備段階で最も大切なセキュリティ対策は「ルールの作成」と「環境設定」の2つです。
この2つがWeb会議のセキュリティ対策の基盤となるので、時間をかけて丁寧に決めていきましょう。

3-1-1.ルールの作成

ルールの作成では、Web会議のルールを細かく設定していきます。例えば、不正アクセスを避けるために二段階認証パスワードを設定するのもセキュリティ対策の1つです。

他にも、不特定多数の人がいる場所からのWeb会議参加は許可しないなど、セキュリティを強化するためのルールをできる限り明確に設定します。

Web会議のルールが決まったら、社内で共有してルールを遵守できる環境を整えます。

場合によってはWeb会議のセキュリティ対策セミナーや研修を開催して、社内で共通のセキュリティに関する考え方を持てるようにしておくと安心です。

3-1-2.Web会議を実施する環境の設定

Web会議での準備ではルール作成と併せて、Web会議を行う環境を設定します。

例えば、セキュリティ基準が異なるパソコンからWeb会議に参加すると、セキュリティ基準の低いパソコンから情報漏えいするリスクがあります。

一定のセキュリティを担保してWeb会議を実施するためにも、下記のような視点で環境を設定しておくといいでしょう。

環境設定ではセキュリティ対策ソフトや暗号化通信の導入など設備投資を行い、技術的な側面からセキュリティを強化します。

Web会議システムやビデオ通話ツールなどを使用する場合はセキュリティと性能を確認して、ツール経由でウイルス感染するリスクがないか判断しましょう。

Web会議システムに必要なセキュリティ機能は「4.使用するWeb会議ツール自体のセキュリティ機能も重要！」で触れているので参考にしてみてください。

3-2.ステップ2：Web会議の実施

Web会議を実施するときには「URLやパスコードの送付」「参加者の目視確認」「データの共有」がセキュリティ強化の鍵になります。

3-2-1.会議ごとに新しいURLやパスコードを用意

Web会議を実施する前には、Web会議に参加するためのパスコードやURLを送付することが一般的です。

このときに毎回同じURLやパスコードを使い回すと不正アクセスや第三者の侵入のリスクが高くなるため、会議ごとに新しいURLやパスコードを用意しましょう。

URLやパスコードを送付するときは参加者のみに送付するのはもちろんのこと、できる限り気密性の高い方法で送付することが好ましいです。

例えば、不特定多数の人が閲覧できるFAXで送信するのではなく、パスコード入力が必要なメールや閉鎖的な社内システムで送付することが大切です。

3-2-2.参加者の目視確認

Web会議のURLやパスコードを参加者のみに送付していても、ランダムにパスコードを作成して侵入を試みるケースがあります。

意図しない第三者をWeb会議に参加させないためにも、目視で参加者確認をするようにしましょう。
参加者数が多い場合は待機室を用意して、担当者が顔と名前を確認してから会議を行うルームに案内します。

Web会議中はのぞき見や不正アクセスを防止するために、定期的に参加者人数と参加者名を確認すると安心です。

また、参加者の目視確認をするときには自社のセキュリティルールに沿って参加しているかも確認するといいでしょう。

例えば、ヘッドホンが必須のWeb会議でヘッドホンをしていない場合は、ヘッドホンをして再度入室してもらいます。背景が見えているなど情報漏えいにつながりそうな場合も、再入室を促します。

このように、Web会議のURLを知っている人なら誰でも参加させるのではなく、本人確認とルール遵守の2つの側面から目視で確認をすることが大切です。

3-2-3.データ共有ルールの設定

Web会議中には、資料の共有や録画などを行う場合があります。

情報漏えいを防ぐためにも、Web会議の機密度に応じて、データの共有方法を変えるようにしましょう。

例えば、機密性の高い情報を扱う会議では、情報漏えいを防ぐためにも録画や録音を禁止したほうが無難です。

資料共有はWeb会議システムで行わないで、紙面やメールで事前に共有しておくといいでしょう。
一方で、一般公開しても問題ない会議内容であれば、録画や録音を許可することも検討できます。

取り合う内容によってWeb会議で扱う情報の共有範囲を決めておくと、Web会議中やWeb会議後に情報漏えいが起こるリスクを減らせます。

3-3.ステップ3：Web会議終了後

Web会議終了後には、クラウド上からWeb会議の共有資料やチャットなどのデータを削除しましょう。

Web会議のデータが残ったままになっていると、不正アクセスや端末の盗難が起きたときに情報漏えいにつながるリスクがあります。

データの削除方法は、使用しているWeb会議システムにより異なります。
自動的に削除できるシステムもあれば設定が必要なシステムもあるので、使用するシステムに沿って対応してください。

Web会議で使用した資料や音源は保管しておきたいという場合は、資別途一定のセキュリティが担保できているサーバなどに保管するようにしましょう。

Web会議のセキュリティを強化するにはルールや環境の整備と併せて、Web会議システム自体のセキュリティ機能が重要です。

十分なセキュリティ機能が備わっていないWeb会議システムを使用すると、Web会議システム経由で情報漏えいやウイルス感染が起こるリスクがあります。

Web会議システムにない機能を他のツールで補おうとすると費用が高くなり、長期的な運用が難しくなることも考えられます。

そのため、Web会議システムを選定する段階で、下記のような機能が備わっているか確認しておくといいでしょう。

Web会議システムのセキュリティ機能は「アクセス制限」と「データの暗号化」の2つが中心です。

データの暗号化では、Web会議システム内での情報の送受信を暗号化できます。
インターネット回線の暗号化と合わせて使うことで、セキュリティを強化することが可能です。

また、IPアドレスや端末、セキュリティコードなどを使ってアクセス制限をすれば、Web会議システムに入室できる人を限定できます。

万が一、URLやパスコードが流出しても、簡単に不正アクセスできなくなるでしょう。
このように、Web会議のセキュリティ対策をするときには、Web会議システムのセキュリティにも注目してみてください。

ここまでWeb会議でセキュリティを強化する方法をご紹介しました。

Web会議時にできるセキュリティ対策は分かったものの「セキュリティを強化するにはどのようなWeb会議システムを選べばいいの？」と悩んでいる担当者もいるのではないでしょうか？

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今回は、Web会議のセキュリティリスクや具体的なセキュリティ対策方法を解説しました。最後にこの記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

〇Web会議の主なセキュリティリスクは次の5つ

〇Web会議はセキュリティリスクが高く強固なセキュリティ対策が必要

〇Web会議のステップに沿ったセキュリティ対策の方法は下記のとおり

〇Web会議のセキュリティを強化するにはルールや環境の整備と併せて、Web会議システム自体のセキュリティ機能が重要

セキュリティを強化しながらWeb会議を実施するには「ルール」「人」「技術」のバランスのとれた対策が欠かせません。

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