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勤怠管理で入力ミスや不正を防ぐ

入退室管理・顔認証コラム

勤怠管理で入力ミスや不正を防ぐ
ふたつの方法とは?

目次

勤怠管理は、従業員の健康状態を正しく把握し、人事評価を公正に決めるために欠かせない取り組みです。しかし、従業員による勤務時間の「入力ミス」や「不正入力」が問題視されています。それらを解決するには、「顔認証システム」でなりすましを防止し、さらに「入退室管理」で客観的な勤務時間を記録することが効果的です。

勤怠管理で入力ミスや不正を防ぐふたつの方法とは?

勤怠管理で入力ミスや不正を防ぐふたつの方法とは?

「従業員の勤怠をチェックする際、打刻ミスが多いため確認の手間がかかる」
「よく残業しているにもかかわらず、勤怠入力では定時退社と偽っている従業員がいる」
こうした勤怠管理の入力ミスや不正申告は、企業を悩ませる大きな課題のひとつです。どうすれば、従業員による入力ミスや不正をなくせるのでしょうか。実は、ある取り組みをすることで事態が大きく改善されることがあります。今回は、勤怠管理が必要な理由、勤怠管理で使われる4つの手法、勤怠管理で起こりやすい課題、入力ミスや不正を防ぐふたつの方法を紹介します。自社の勤怠管理を見直す際の参考にしてください。

勤怠管理がなぜ必要なのか?

勤怠管理とは、使用者が従業員の「勤務時間」や「残業時間」、「休暇の取得日数」などを正しく把握することです。昨今の働き方改革を受けて、従業員の勤怠管理により注力している企業も多いでしょう。まず、勤怠管理が必要な理由について、大きく3つの観点から説明します。

(1)従業員の勤務状況を把握するため

企業が正しく勤怠管理を行うことで、従業員の勤務状況を把握することが可能です。企業は勤務状況を見ながら、長時間労働の是正を行うといった対策を打つこともできるでしょう。

(2)人事評価や給与を正しく決めるため

労働時間や生産性を、人事評価におけるひとつの基準にしている企業も多いでしょう。つまり、勤務時間を正確に管理できていなかった場合は、間違った人事評価につながる可能性があるのです。人事評価は給与にも直結するので、従業員から不満の声があがりかねません。正しく人事評価を決めるうえで、勤怠管理は重要です。

(3)企業として法律上の義務を果たすため

使用者による勤怠管理は、そもそも法律上で義務と定められている行為です。
労働基準法第32条で、「使用者は労働者に、一日について8時間を超えて労働させてはいけない」という旨が定められています。厚生労働省が発行したガイドラインには、「使用者は、労働時間を適切に把握するなど労働時間を適切に管理する責務を有している」という記載があります。また、働き方改革関連法案に関する厚生労働省の資料を見ると、「事業者は客観的な方法その他の方法により、すべての労働者の労働時間の状況を把握しなければいけない」という旨が明言されているのです。企業としての責務を果たすため、客観的な方法による勤怠管理は必須といえるでしょう。

勤怠管理に使われる4つの手法とは?

先に紹介した厚生労働省のガイドラインをもとに、勤怠管理に使われる代表的な4つの手法を紹介しましょう。また、勤怠管理の課題を洗い出すため、それぞれのメリット・デメリットについても解説します。

(1)タイムカード

タイムカードとは、日付が書かれた紙のカードをタイムレコーダーに通して、出勤時間・退勤時間を打刻する方法です。タイムレコーダーを設置すればよいので、比較的導入しやすいのがメリットといえます。また、カードを通すという作業は時間もかからないので、従業員にとっても使いやすくストレスの少ない方法です。
一方で、客観性の問題があります。「忙しい同僚のタイムカードを代わりに打刻した」というように、他人のカードの打刻が簡単にできるため、正確な勤務時間を計れないことがあるからです。また、打刻した時間を別途表計算ソフトウェアやシステムに反映させ集計する必要があり、手間がかかるという企業側のデメリットもあります。

(2)ICカード

ICカードによる勤怠管理とは、専用のカードリーダーにICカードをかざすことによって、出勤時間・退勤時間を記録する方法です。タイムカードと違って、システムで勤務時間を自動集計する機能があり、企業側の手間が省けます。また、給与システムと連携させて、従業員の給与計算をスムーズに行える点もメリットです。
ただし、ICカードもタイムカードと同様、あくまで自己申告が基本です。「残業はするけれど、先に定時で打刻だけすませておく」という行為も許してしまいます。また、従業員一人ひとりにICカードを配布するため、紛失のリスクもあるでしょう。紛失のたびに再発行するコストがかかる点も、企業側のデメリットといえそうです。

(3)表計算ソフトウェア

従業員が日々の出勤・退勤時間を表計算ソフトウェアに入力する方法です。勤怠管理用にカスタマイズされたフォーマットはインターネットでダウンロードできるので、企業は費用を抑えて導入できます。また、勤務時間だけでなく休暇日数や残業時間などの項目も設けられるので、集計に便利なのも魅力です。
ただし、ほかの方法と同様に従業員が自己申告で入力するため、客観的な数字とはいいがたいのが難点です。また、最低賃金や残業代の計算方法は、法改正でひんぱんに変わる可能性があり、変更のたびにファイルの計算式を設定し直す手間がかかるでしょう。設定が正しく行われていない場合は、人事評価や給与計算にも影響がおよびます。

(4)勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、PC上で出勤時間や退勤時間、休日日数などを入力するシステムソフトウェアのことです。給与計算や人事評価のシステムとも連携させることができ、労務や人事の手間が大きく省けるのがメリットといえます。また、タイムカードやICカードにある紛失リスクがありません。さらに、残業が多い従業員に対してシステムからアラートを出すこともでき、個別に労働状況の改善を図りやすい点が魅力です。
ほかの3つの手法と比べてメリットの多い勤怠管理システムですが、難点としてはやはり「自己申告」が基本だということです。そのため、より客観的な勤務時間を記録するためには、「入退室の記録との照合」「生体認証による不正の抑制」など、別途ツールを組み合わせることが大切だといえるでしょう(次の項目で詳述します)。

勤怠管理で起こりがちな課題とは?

上記のような方法で勤怠管理を行う際に、起こりがちな課題があります。主な課題を3つ紹介します。

(1)集計に工数がかかってしまう

タイムカードや表計算ソフトウェアなどで勤怠管理を行っている場合に限りますが、入力は簡単でも、「集計」に骨が折れるという課題があります。特にタイムカードは、人事部や労務課が手入力で集計していくことが多いので時間がかかり、少なからずミスも発生するでしょう。また、勤怠管理とは別に給与計算を行っている場合、工数が別途発生します。そのため、他システムと自動で連携を図れて、集計の手間がかからないような勤怠管理のしくみを採用することが大切です。その点において、勤怠管理システムは非常に効果的な方法といえます。

(2)従業員が打刻を忘れてしまう

勤務時間の入力は、業務とは別に発生するタスクであり、面倒に感じる従業員もいるでしょう。ときには入力・打刻を忘れてしまうこともあります。そうなると企業が従業員の勤務時間を正しく把握できず、人事評価にずれが生じる可能性があります。この課題に対処するには、企業が従業員の勤務時間を客観的に正しく把握できなければなりません。従業員がみずから入力しなくても、勤務時間を記録できるようなしくみを導入するとよいでしょう。

(3)従業員が不正な時刻を入力してしまう

勤怠管理においては、従業員自身が入力・打刻を行う方法がほとんどです。そのため、実態とは違う勤務時間を入力する「不正入力」も起きてしまいます。例えば、「自分のタイムカードも後輩にまとめて打刻してもらう」「上司に注意されないように、残業時間を実際より少なく入力する」といった可能性もあるかもしれません。もちろん、従業員に悪意がないケースもあります。しかし、客観的な記録を残すためにも、不正を抑止するしくみが必要です。

入力ミスや不正入力を防ぐふたつの方法とは?

勤怠管理によくある、従業員による「入力ミス」や「不正入力」。これらは、実はふだん使っている勤怠管理のしくみに、ある方法を付け加えることで解決できることも多いのです。今回は、ふたつの解決策を紹介します。

(1)「顔認証」による入退室管理システムと連携させる

入力ミスは、自動的に勤務時間が記録されるようなしくみを導入することで解決できます。
そのひとつが、「入退室管理システム」です。入退室管理システムとは、従業員がオフィスへ入退室した時間、つまり出社・退社した時間を正確に記録できるシステムのことです。一般的に「社員証」や「生体認証(指紋や顔情報など)」を使って本人確認をし、入退室の時間を記録します。出社・退社のタイミングで勤務時間が自動的に勤怠管理システムへ入力されることになり、従業員による入力が不要になるのです。

図1:顔認証と勤怠連携

より客観的で不正のない入退室管理を行えるのが、「顔認証システム」です。社員証や暗証番号で本人確認を行った場合、社員証の貸し借りやパスワード忘れが発生したら、正確な入退室時間を記録できません。顔認証であれば、人の顔はそれぞれ違うため、貸し借りやなりすましができず、紛失もありません。また一人ひとり認証を行うので、一度の認証で複数の人が入退室するような「共連れ」を検知して管理者に伝えるので、共連れの防止に繋がります。また、サーマル機器と連携することで、勤怠データに従業員の温度情報を追加することも可能です。入退室管理システムを導入する際には「顔認証」のしくみを取り入れると、より客観的で、かつ感染症対策にもつながる勤怠管理を行えるでしょう。

図2:顔認証入退室管理システムと勤怠連携イメージ

※「入退室管理システム」については、こちらで詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

入退室管理は「非接触」の時代へ!失敗しない入退室管理システムの選び方とは?

※「顔認証システム」については、こちらで詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

顔認証システムがいま注目を集める理由とは?メリットと活用法を解説!

(2)「顔認証」でPCの本人確認を厳格化する

従業員による勤務時間の不正入力を防ぐには、「不正がそもそもできないしくみ」があると効果的です。
例えば、顔認証システムによってPCログオン時に本人確認を行うことです。NECが提供しているサービスを例に挙げると、「顔認証ログオン」のシステムをPCに導入すれば、従業員本人が顔を向けている間しかPCにログオンできない状態にできます。PCから離れると、自動で画面がロックされるしくみです。つまり、勤務から離れている時間が企業側でわかるので、従業員が事実と異なる勤務時間を行った場合でも判明可能です。こうしてログオン時の認証を徹底すると、不正入力の抑止につながるでしょう。
また、顔認証システムと勤怠管理システムを連携させるサービスもあります。出勤・退勤のタイミングでPCカメラに向かって顔認証を行うと、出勤・退勤の時間がそのまま勤怠管理システムに記録されるしくみです。これなら、本人しか認証が許されないため、「他人のタイムカードを押す」といったなりすましによる不正入力も防止できるでしょう。

まとめ

顔認証システムを導入すると、より客観的な勤怠管理を行えるようになります。しかし、「具体的にどの製品を導入すればよいかわからない」という人も多いかもしれません。NECソリューションイノベータでは、世界最高峰の精度を誇る顔認証エンジン「NeoFace」を採用した顔認証パッケージソフトウェア「NeoFace KAOATO」をはじめ、さまざまな勤怠管理システムを提案しています。勤怠管理システム選びに迷った際は、ぜひお気軽にご相談ください。

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