オフィスセキュリティとは企業の資産を守り、円滑に事業を進めていくための対策です。オフィスには現金や小切手、パソコンといった金銭的価値のあるものが多く保管されており、人的資産である従業員が日々働いています。これらを守るためにオフィスセキュリティ対策は欠かせません。

また近年、企業では顧客情報や人事情報、財務情報といった情報資産を多く有しています。もしもこれらが漏えいしたら、個人情報保護法などの法律を遵守できない企業というレッテルが貼られるばかりか、経営にも大きな損失をもたらします。しかも令和4年4月1日から施行された改正個人情報保護法では、個人情報を扱う事業者が守るべき責務が追加され、ペナルティも強化されました。そのため、オフィスセキュリティが不十分な企業では徹底した対策が急務といえます。

さらに社内ネットワークに不正にアクセスして機密情報を盗んだり、悪用したりするサイバー犯罪が日本で増加していることもオフィスセキュリティが重要視されている要因です。世界的なコンサルティング会社である「PwC Japanグループ」がまとめた「経済犯罪実態調査 2020（日本分析版）」によると、国内企業が過去2年間に遭遇した経済犯罪・不正の内容の第1位がサイバー犯罪です。このような状況からも企業には徹底したオフィスセキュリティ対策が求められます。

セキュリティ対策を講じる行う上で、まず知っておくべきことはオフィスで発生する可能性があるリスクです。主なリスクは以下の3つです。

人的リスク

「人的リスク」とは、従業員および経営者といったオフィス内にいる人たちの身体に関するリスクのことです。オフィスセキュリティが万全でない場合、オフィスに不審者が不正侵入し、従業員や経営者にケガを負わせる可能性があります。このようなリスクをできる限り回避するためには不審者を入室させないセキュリティ対策が必要不可欠です。具体的には、出入り口にセキュリティの高い認証システムを導入するのが有効です。

物的リスク

「物的リスク」とは、オフィス内にある金銭的価値のある「モノ」に関わるリスクのことです。オフィスには、現金や小切手、パソコン、オフィス家具、従業員の貴重品など、金銭的価値のあるものが多く存在し、盗まれる可能性が常にあります。万が一空き巣に入られた場合にはオフィスの窓や備品などが壊されることもあり、このようなさまざまな被害を未然に防ぐためにも徹底したオフィスセキュリティ対策が欠かせません。
また盗難以外にも企業では社用車にいたずらされたり、インフラ設備を壊されたりすることも考えられます。さらに地震や火災などの災害によって、建物が壊れたり、オフィス内の書類を紛失したりする被害が発生する可能性があることも考慮しておきましょう。

情報リスク

「情報リスク」はデータ流出や情報漏えいに関わるリスクのことです。前述したサイバー犯罪のように外部からのシステム攻撃によってデータが流出することもありますが、従業員のパソコンの誤操作や書類の持ち帰りなどでも、情報は簡単に漏れてしまいます。また、来訪者によるパソコンののぞき見や会議の盗聴も情報漏えいにつながります。このようなリスクを防ぐためには、オフィスセキュリティ対策だけでなく、従業員への情報管理に対する教育の徹底が必要です。

オフィスセキュリティ対策は、ただセキュリティの高いシステムを導入するだけではうまくいきません。従業員のセキュリティに関する意識を向上させ、企業の課題や目的に合わせたセキュリティ対策を導入することが大切です。

従業員の意識向上を図る

情報漏えいやデータ流出の主な原因は、従業員によるパソコンやデータの紛失、置き忘れ、誤送信、管理ミスなどです。このような人的ミスによる情報漏えいを防ぐためには、組織内で情報セキュリティに対する教育や訓練を徹底させましょう。さらに情報管理を取り扱う際のマニュアル作成やセキュリティルールの整備、情報漏えい時の対策を定め、組織内で共有して従業員の意識を高めることが重要です。

資産を可視化し､課題と対応策を把握する

自社に合ったオフィスセキュリティ対策を行うためには、自社の資産が今、どのような状態なのかを把握し、管理面での課題があるかどうかを確認しましょう。特に情報資産は見えにくいため、可視化するのが望ましいです。企業における情報資産は、以下のようなものが挙げられます。

• 顧客情報
• 従業員の個人情報
• 製品開発情報
• 技術情報
• 財務情報
• パソコンやUSBメモリーのデータ
• サーバやクラウドサービスのデータ
• 紙媒体でのデータ　など

これらの情報資産がどこにあってだれが責任者で、どのような管理がされているかを確認しましょう。情報資産の管理を行う際は、情報資産管理台帳での管理がおすすめです。情報資産管理台帳とは、利用者や保管場所、機密性などを記入して情報資産を管理する台帳のことで、情報資産の把握がしやすくなります。

そしてこれらの情報を可視化したことで見えてきた課題から、自社に合うセキュリティ対策を検討しましょう。例えば「来訪者情報の記録がなく、有事の際に確認ができない」という課題が見つかれば、「防犯カメラを設置する」「入退室を記録する来訪者用のICカードをつくる」などのセキュリティシステムやツールの導入を自社の規模や予算に合わせて決めていきます。

では、企業において具体的にどのようなオフィスセキュリティ対策が用いられているのでしょうか。主なオフィスセキュリティ対策は以下の4つです。

ゾーニング

オフィスセキュリティ対策における「ゾーニング」とは、セキュリティの重要度（セキュリティレベル）に応じてオフィスを区分けすることです。ゾーニングには、来訪者からの情報漏えいを防げるだけでなく、自然なかたちで権限を持たない従業員が機密情報に触れないようにできるといったメリットがあります。また、人の動き（動線）を考慮して区分けすれば、作業の効率化も期待できます。一般的なゾーニングは以下のような4つのセキュリティレベルで区分します。

• セキュリティレベル1：エントランスやエレベーターなど、来訪者が利用する場所
• セキュリティレベル2：ロビーや会議室など、社員と来訪者が共有して利用する場所
• セキュリティレベル3：業務スペースや執務室など、社員のみが利用する場所
• セキュリティレベル4：金庫室やサーバ室など、機密情報を管理する場所

オフィスをこのように区分したら、レベルに応じたセキュリティ対策を講じましょう。例えば、どのレベルのゾーンでもトラブルが起きた際の証拠を残す目的でセキュリティカメラを設置する、レベル3以上のゾーンでは暗証番号やIDカード、生体認証システムによる認証を取り入れる、などです。

なお、オフィスが狭くて間仕切りが使えない場合や、オフィスの間取りの都合上どうしても来訪者からパソコンの画面が見えてしまうような場合には、可動式のパーティションを活用するのがおすすめです。パーティションを使うことで、来訪者に社内データをのぞき見されたり、重要なデータの保管場所を知られたりするリスクが防げます。ただし、パーティションおよび間仕切りを活用する場合には、消防法などの各種法令に違反していないかを必ず確認しましょう。

金庫の活用

社内の最も重要な情報は、セキュリティレベル4の場所で金庫を活用して保管するのが望ましいです。使用する金庫は耐火性や防盗性能に優れ、情報漏えいを防ぐためにセキュリティの高い施錠方法を採用しているものを選びましょう。主な施錠方法にはテンキー式やダイヤル式、指静脈認証式などがありますが、中でも指静脈認証はなりすましや偽造がほぼ不可能なためおすすめです。また指静脈認証なら暗証番号やダイヤルの回し方を覚える必要がないので、解錠が簡単なのもメリットです。

セキュリティカメラの設置

セキュリティカメラの設置は、さまざまな場所のセキュリティ対策に有効です。例えば、人通りが多いエントランスや受付、または閉ざされた空間のエレベーター内や重要情報を管理する場所は、トラブルが発生した際、何が起こったのか正確に把握するのが困難です。しかし、これらの場所にセキュリティカメラを設置しておけば、トラブル発生時の経緯を把握できて迅速に対応が可能です。また、カメラが設置してあるだけで犯罪の抑止力に役立つメリットもあります。
さらにカメラの設置はセキュリティ対策だけでなく、従業員の業務様子が確認できるため、社内の不正やセクハラ・パワハラといった問題の抑止力にもなり、業務効率の向上が期待できます。

入退室の管理

徹底した入退室管理システムを導入することは不審者の不正侵入を防げるため、人的リスク、物的リスク、情報リスク、すべてのリスク回避につながります。また優れた入退室管理システムであれば不審者が入室許可者と一緒に不正入室する「共連れ」を防げ、情報漏えいなどのトラブルリスクも減らせます。
入退室管理システムによってはいつ誰が入退室したのかを把握できるため、万が一情報漏えいなどのトラブルが発生した際も対応が可能です。主な認証方法は、暗証番号による認証、ICカードによる認証、スマホアプリ認証、生体認証の4種類です。これら認証システムは一般的にゲートやドアに設置されています。

暗証番号は、ドアに設置された機器に正しい暗証番号を入力して解錠する方法です。導入コストが抑えられ、ICカードのように紛失や盗難のおそれがありません。しかし、個人の入室記録が把握できず、暗証番号をのぞき見された場合、部外者でも簡単に侵入できてしまいます。

ICカードやスマホアプリ認証は、リーダー機器にICカードやスマホをかざして解錠する方法です。入退室管理はできますが、入室のタイミングを狙った共連れやなりすましによる不正侵入のリスクがあります。

生体認証は身体の一部を使って認証するシステムで、指紋認証や顔認証、静脈認証、虹彩認証などがあります。どの認証でも個人特有の生体情報を利用するため、セキュリティレベルが高く、なりすましなどの不正が起こりにくいのが特徴です。また、ほかの認証のように「忘れる」、部外者に「盗まれる」「のぞき見される」といったリスクがありません。

オフィスセキュリティ対策には、セキュリティレベルの高い生体認証の中でもほかの生体認証と異なり、両手がふさがっていても顔をカメラに向けるだけで認証ができる利便性に優れた顔認証システムがおすすめです。
特にNECソリューションイノベータの顔認証システムなら、カメラの前で立ち止まる必要がなく、歩きながら顔認証してくれる「ウォークスルー認証」のため、利用者はストレスフリーで入室ができます。
セキュリティ強度も非常に高く、ICカードによる認証ではカードの貸し借りやなりすまし、共連れなどの不正の可能性がありますが、この顔認証システムならカメラで本人特定を行うため安心です。またICカードでの認証ではカードを忘れる、紛失する、盗まれる、偽造されるリスクが払しょくできず、もしもこのようなことが起きた場合にはICカードの再発行などに手間とコストが発生します。しかし、顔認証システムならこのようなリスクや、万が一の対応にかかる手間もコストも一切かかりません。

さらにほかの生体認証システムでは専用の装置が必要ですが、この顔認証システムならWebカメラと、データ保存用のサーバ（クラウドでも利用可能）があればすぐに利用ができる手軽さも魅力です。しかもNECソリューションイノベータの顔認証パッケージソフトウェア「Bio-IDiom KAOATO」なら一度登録すれば、経年変化に対応して運用後の顔登録作業を自動で行います。そのため、従業員（利用者）の負担が少なく、管理者にとっても定期的な追加登録が不要です。業務システムとの連携も可能で、従業員の残業管理などもできるため、管理者にとっても利便性の高いシステムです。