クラウド型の場合、ベンダー側で適切に管理されている状態の文書管理システムをインターネットを介して利用でき、自社でシステムの運用・管理を担う必要が無いからです。

このため、自社でシステムを運用・管理するのが難しいなら、クラウド型に絞って選定を進めることで自社に合った文書管理システムの導入が叶うはずです。

ただ実は、”最適な”文書管理システムの導入のためには「文書管理システム」と銘打っているクラウドサービス以外にも目を向けることも大切です。

昨今のクラウドサービスは、分類が曖昧になってきており、以下のようなサービスで文書管理のサポートが可能だからです。

これらのクラウドサービスまで含めて検討することで、あなたの会社の課題やニーズに本当にマッチした文書管理システムを見つけられるはずです。

例えば、従業員が独自に作成した資料や知見を共有することで業務の属人化解消を狙っているのであれば、「社内wiki」と銘打っているサービスの中に最適なものが見つかる可能性もあります。

そこで今回は、クラウド型文書管理システムの基本を押さえた上で、さまざまなクラウドサービスも含めた中から最適な文書管理システムを選定できるように、以下の内容を解説します。

本記事の主な内容

最後までお読みいただければ、あなたの会社にベストな文書管理システムの導入が叶い、理想的な文書管理が行えるようになるはずです。

早速読み進めていきましょう。

クラウド型（SaaS）の文書管理システムは、システムの運用・管理をベンダーに任せたい場合におすすめです。

クラウド型では、ベンダー側で運用・管理される文書管理システムをインターネットを介して利用するため、自社でシステムの管理を行わなくて済むからです。

一方、自社のサーバ上に文書管理システムを構築するオンプレミス型では、運用・管理も社内で対応する必要が出てきます。

システム運用・管理のために必要な対応としては、例えば以下のようなものが挙げられます。

クラウド型の文書管理システムなら、これらの対応はベンダー側が担ってくれるため、自社で管理工数を割かずに済みます。

それだけでなく、以下のように日々安心して文書管理システムを利用することもできるのです。

このように、エンジニアなどシステム管理を行える人材が在籍していない場合や、在籍していてもすでに手一杯で手が回らないという場合でも、クラウド型の文書管理システムなら安心して利用することができます。

こういったことから、自社で運用・管理を行うのが難しく、外部に任せたいという企業においては、クラウド型の方が断然おすすめなのです。

とはいえ、やはり具体的なメリットやデメリットがわからないと、きちんと納得した上で導入することができませんよね。

そこで、次からは、クラウド型の文書管理システムのメリット・デメリットを詳しくご紹介します。

ここでは、クラウド型文書管理システムのメリットについて押さえておきましょう。

こうしたメリットについてしっかり知っておくことで、
「システム管理を任せられるのはありがたいけど、他にも利点はないの？」
という疑問が解消され、クラウド型の良さを理解した上で導入に踏み切れるようになるはずですよ。

2-1. 場所やタイミングを問わずデータにアクセスしやすい

1つ目のメリットは、場所やタイミングを問わずデータにアクセスしやすいことです。

クラウド型の場合、ベンダーが運用・管理している文書管理システムをインターネットを介して利用することになります。
このため、システム上のデータを閲覧したり、編集したり、といったことも、インターネットを介して行います。

つまり、インターネット（などのネットワーク）さえあれば、どこに居てもシステム上のデータにアクセスできるということです。

これにより、次のように場所やタイミングに制限されることなく、業務を行うことも可能です。

このように、場所にもタイミングにも制限されず業務を行えることで、ムダな時間が大幅に削減できることはお分かりかと思います。
また、リモートワークも格段に実施しやすくなるはずです。

こうしたシステム上のデータ（文書）へのアクセスの良さは、クラウド型の最大のメリットと言えます。

2-2. スモールスタートできる

2つ目のメリットは、スモールスタートが可能なことです。

クラウド型の文書管理システムは、初期費用がリーズナブル、あるいは不要です。

また、利用条件についても、数人単位から利用可能であり、特に利用条件を設けていないサービスもあります。

このため、特定の部署や拠点で小さく利用し始めて、徐々に利用範囲・規模を拡大していくといった運用が可能なのです。

例えば、弊社が提供する「PROCENTER SaaS」では、初期費用が不要で、初月から月額利用料金のみで利用可能です。

【PROCENTER SaaSの月額利用料金】

例えば20名以内の部署で、特にオプションやディスク容量を追加することなく利用されるなら、月々50,000円で使い始めることができます。別途の初期費用も不要です。

一方で、これがもしオンプレミス型であれば、そうはいきません。

以下は上で例に挙げた「PROCENTER SaaS」のオンプレミス版、「PROCENTER/C」を導入する場合の見積もり例です。

【オンプレミス型文書管理システムの導入費一例】

こちらの見積もりは、2,000人までの利用を想定した最小構成例をもとに試算したものです。
金額も構成も、「スモールスタート」とは言えない規模になっていますよね。

このように、オンプレミス型と比べると、クラウド型は格段にスモールスタートしやすいことがよく分かります。

こうしたスモールスタートにより、コスト面のリスクも抑えることができ、導入もオンプレミス型よりずっとスムーズに進められるのです。

2-3. 仕様の変更が手軽にできる

3つ目のメリットは、仕様の変更が手軽にできることです。

お伝えしている通り、クラウド型の文書管理システムでは、システムの運用はベンダー側で行われます。
このため、ベンダー側に申し込むだけで手軽に機能や仕様を変更できるのです。

例えば「システムのディスク容量がもう少し欲しい」となれば、ベンダー側に申請して簡単に容量を増設することができます。

オンプレミス型の文書管理システムでこうした変更を行おうとすれば、別途サーバを購入して設定を行ったり、オプション機能実装のための作業が発生したりと、時間も手間も割く必要があります。

それを考えれば、「申し込む」だけで変更ができる点は、嬉しいポイントですよね。

2-4. BCPとして効果的である

4つ目のメリットは、BCP（事業継続計画）として効果的な点です。

クラウド型の文書管理システムが構築されているサーバは、多くの場合「データセンター」というシステム用の機器類の運用に特化した施設に設置されています。

当然、システム上のデータも、実際はデータセンター内のサーバ上に保管されています。

このため、万が一災害などによって社屋が損壊したとしても、事業や業務に欠かせない文書（データ）は消失せずに済むのです。

またデータセンターは、施設の特性上、強固な耐震・免震構造であったり、火災発生時には、水ではなく窒素や二酸化炭素などで消火する仕組みになっていることが多いです。

そのように、一般的な建物に比べ、サーバを守るための構造・仕組みに優れている点でもデータを守りやすいと言えます。

このように、オンプレミス型とは違い、自社ではなく、データセンター内のサーバ上にデータが保管されるクラウド型なら、大規模な災害等が発生しても、迅速に事業を再開しやすいはずです。

クラウド型の文書管理システムには、さまざまなメリットがある一方で、以下のようなデメリットも存在します。

実際に導入する前に、こうしたデメリットについても把握し、不測の事態に備えましょう。

3-1. ネットワークに不具合があると利用できない

1つ目のデメリットは、ネットワークに不具合があると利用できないことです。

クラウド型の文書管理システムは、インターネットを介して利用するため、通信障害の発生や、社内のネットワークに不具合があるとシステムにアクセスできなくなるのです。

そうなると、ネットワークが復旧するまでの間はシステム上のデータを使う業務を停止せざるを得なくなってしまいます。

このように大変困った事態に陥る可能性もありますが、とはいえ、実はこれはクラウド型の文書管理システムに限った話ではありません。

オンプレミス型の文書管理システムであっても、社内のネットワークに不具合が生じれば正常な利用はできなくなります。

また、そもそも文書管理システムに限らず、メールや基幹システムなど多くのICTツールはネットワークの不具合によって普段通りに利用できなくなるものです。

そのため、もしこのデメリットに対策を講じるのであれば、

といった、ネットワークサイドへの対応が有効となります。

こうした対策を取っていれば、文書管理システムだけでなく、その他のICTツールへのリスクヘッジにもなるはずです。

クラウド型の文書管理システム「PROCENTER SaaS」を提供する弊社NECでは、そのようなネットワーク周りのご相談にも応じることができます。

クラウド型文書管理システムの導入を機に、ネットワークも強化したいという場合は、ぜひお気軽にご相談ください。

PROCENTER SaaS・ネットワークについて相談する

3-2. ランニングコストが大きくなる場合がある

2つ目のデメリットは、ランニングコストが大きくなる場合があることです。

クラウド型の文書管理システムは、月々の利用料をベンダーに支払う必要があり、その利用料は利用人数（ID数）や、ディスク容量・オプションに応じて決まることがほとんどです。

このため、使い方によっては、ランニングコストが大きな負担となってしまうこともあるのです。

ここで再度、弊社の提供する「PROCENTER SaaS」の利用料金を見てみましょう。

【PROCENTER SaaSの月額利用料金】

先ほどお伝えした通り、20人以内の規模で、容量やオプションを追加せずに利用するなら、月々50,000円から利用することができます。

ただ、これが、以下のような条件になった場合、利用料は320,000円となります。

この条件で2年間利用すれば、単純計算で利用料の総額が7,680,000円です。
そうなってくると、導入費が大きくても月々の利用料がかからないオンプレミス型の方が、長い目で見ればリーズナブルな可能性も出てきます。

クラウド型の場合、この例のようにIDや容量、オプションを追加すればするほど利用料も大きくなるのが一般的です。

だからこそ、ぜひ以下のように余計なコストが発生しないような使い方をするようにしましょう。

コンスタントにコストがかかるからこそ、ムダの無い使い方を心がけることが大切です。

3-3. 自社でコントロールできる範囲が限られる

3つ目のデメリットは、自社でコントロールできる範囲が限られることです。

クラウド型文書管理システムは、あくまでベンダーが構築・運用するシステムです。
そのため、システムが搭載する機能やセキュリティレベルはベンダー側に委ねられ、自社で自由にコントロールすることはできません。

自由がきくのは、オプションの追加など、あらかじめ用意された範囲内となることを留意しておきましょう。

そして、そのようにコントロールできる範囲が限られるからこそ、システム選定が重要となってきます。

自社の事業や業務にとって、過不足の無いピッタリなシステムを慎重に判断し、導入するようにしましょう。

具体的なシステムの選び方については「5.クラウド型（SaaS）文書管理システムを選ぶための4ステップ」で詳しく説明しますので、ぜひ参考にしてくださいね。

3-4. データが社外で保管される

4つ目のデメリットは、データが社外で保管されることです。

クラウド型の文書管理システムは、社内に構築するわけではありませんから、システム上のデータは、実際には社外に存在するサーバ上に保管されることになります。

この「データが社外に出る」という点に不安を感じられる場合もあるかと思います。

ただ、データが保管されるサーバは、基本的にデータセンターに設置されているため、高い安全性のもとでデータが保管されている場合が多いと言えます。

その上で、さらに安心・安全にデータを保管するためには、やはりシステム選びが重要です。

「5.クラウド型（SaaS）文書管理システムを選ぶための4ステップ」を参考に、セキュリティ対策・機能が充実したシステムを選ぶようにしましょう。

クラウド型の文書管理システムのデメリットを見ていただきましたが、こうしたデメリットの影響を低減させるために重要なのが、実際に導入するシステム（サービス）選定です。

自社の事業・業務やセキュリティポリシーに適応するシステムを選べば、

「自社でコントロールできる範囲が限られる」
「データが社外で保管される」

の2点は問題となりづらくなります。

また、そのように自社に合ったシステムを選定するためには、「文書管理システム」と銘打ったシステム・サービス以外も含めて検討することが大切です。

というのも、昨今のクラウドサービスは、分類が曖昧になってきており、以下のようなサービスも文書管理システムとしての役割を持つためです。

【文書管理システムの役割を持つクラウドサービス】

これらのサービス（＋文書管理システム）が、文書のライフサイクルのどの段階をサポートするのかは、以下の表を目安にすると良いでしょう。

【各サービスのサポート対象】

こういったことから、あなたの会社のニーズが、
「多様な文書の作成〜廃棄までの段階ごとに適切な管理を実施したい」
ということであれば、やはり「文書管理システム」がベストと言えます。

ただ、管理したい対象がもっと広い場合は、社内wikiやグループウェア、特定の文書だけ管理したい場合は特定文書の管理サービスの方が適している可能性もあります。

また、閲覧（共有・利活用）や保存を効率化してくれる機能だけで十分なら、オンラインストレージも選択肢となってきます。

そのため、ぜひ今一度、あなたの会社の課題やニーズを突き詰めてみてください。
その上で、サービスタイプから検討し、本当に自社に合った文書管理システムを選びましょう。

具体的な選定手順については続けて解説しますね。

自社に合ったクラウド型文書管理システムは、以下の4ステップで選ぶことができます。

【クラウド型文書管理システムを選ぶための4ステップ】

ここでは、ステップごとに詳しい選び方を解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

5-1. 【STEP.1】ニーズを明確にする

まずは、自社の文書管理上のニーズを明確にするところから始めましょう。

「どのような文書を、どのように管理したいか」を明らかにすることは、「どのような文書管理システムが必要か」を明らかにする作業でもあります。

自社に本当に合った文書管理システムを導入するため、まずはニーズを追求してみてください。

その際は、以下のように現状実際に抱えている課題から考えると、スムーズです。

【ニーズの明確化の例】

このように課題を振り返りつつニーズを明確にし、自社に合った文書管理システムがどのようなものかをイメージできるようにしておきましょう。

5-2. 【STEP.2】サービスの種類を決める

ニーズが明確化できたら、クラウドサービスの種類を決めましょう。

STEP.1で明らかにしたニーズによっては、「文書管理システム」と銘打っていないクラウドサービスが適している場合も出てくるかと思います。

そこで、少し視野を広げて、文書管理システムを含む以下5タイプのサービスの中から、自社に導入すべきサービスの種類を決めていきましょう。

【文書管理システムの役割を持つクラウドサービス】

5-3. 【STEP.3】各種条件で絞り込む

サービスの種類が決まったら、さらにその中から導入したいものを絞り込みましょう。

この時、以下のような条件を考慮して、自社に合っているものをピックアップしていってください。

【確認すべき条件】

これらの条件が自社に合ったサービスのみを導入候補とすることで、ある程度絞り込みができるはずです。

5-4. 【STEP.4】操作性を確認する

最後に、絞り込んだサービスを無料トライアルで実際に使ってみて、操作性を確認しましょう。

文書管理システムの操作が複雑だったり分かりづらかったりすると、せっかく導入しても利用してもらえない可能性があります。

そうなると、今抱えている文書管理上の課題も改善されませんから、従業員が操作しやすい文書管理システムを選ぶことは重要です。

そこで、無料トライアルを活用し、従業員に実際に使ってみてもらってください。

このことで、従業員がより操作しやすい文書管理システムを導入することができるはずです。

無料トライアル時には、特に以下のポイントを従業員に確認してもらうと良いですよ。

実際に業務に活用しながら、こうしたポイントをチェックしてみてくださいね。

クラウド型文書管理システムをどのように選べば良いか説明しましたが、実際に選定を開始すると、多くのサービスの中からどれをピックアップすべきか迷うこともあるかと思います。

そこで、おすすめの文書管理システムとして、当社NECソリューションイノベータが提供する「PROCENTER SaaS」をご紹介します。

220社以上の導入実績があるオンプレミス型文書管理システム「PROCENTER/C」をベースにサービス化された「PROCENTER SaaS」は、文書管理・情報共有に必要な機能を標準装備。

文書を一元的に管理できるのはもちろん、社内外での柔軟な共有も可能にします。

また、高水準なセキュリティレベルで、あなたの会社のデータを強力に守ります。

そのような効率的で安全な文書管理を実現させるのが、以下のような特徴です。

一つずつご紹介しますね。

6-1. 文書管理と情報共有を効率化する多彩な機能

「PROCENTER SaaS」は、ビジネスに活用する画像、動画、図面などを含む多くの文書の一元管理と共有を同時に叶えます。

それを可能としているのが、以下のような多彩な機能です。

こうした機能により、

「必要な文書がなかなか見つけられない…」
「不要なファイルが削除されず、パソコンやファイルサーバの容量を圧迫している…」
「誤ったマニュアルや図面を参照してしまうことがある…」
「大容量ファイルを共有するのに手間がかかる…」

といった課題を解決に導き、効率的な文書管理・情報共有を実現させます。

6-2. 外部認証に裏付けられた強固なセキュリティ

「PROCENTER SaaS」では、ゼロトラストの考え方に基づいたセキュリティ基盤で、標的型攻撃や内部不正から強力にデータを守ります。

具体的には、

といった仕様・機能により、セキュリティを高めています。

そしてその高水準なセキュリティレベルは、以下のような外部認証により裏付けられています。

こうした強固なセキュリティで、あなたの会社の文書管理の安全性を飛躍的に向上させます。

6-3. 豊富なAPIによる柔軟な外部連携

「PROCENTER SaaS」は、一般的にカスタマイズ性の低いとされるクラウドサービスでありながら、豊富なAPIにより、他の業務システムやクラウドサービスと柔軟に連携させることができます。

これにより、例えば基幹システムで出力されたファイルを自動で「PROCENTER SaaS」内に登録し、承認・決裁を要する文書のワークフローをスムーズに回すことも叶います。

このような柔軟な外部連携により、文書管理に関わる業務のさらなる効率化を可能とするのです。

ご紹介した通り、「PROCENTER SaaS」は、あなたの会社の文書管理を、より効率的で安全なものへと導きます。

もちろん無料トライアルのご用意もありますので、まずはお気軽に操作性をチェックしてみてくださいね。

PROCENTER SaaSを試してみる

クラウド型文書管理システムは、導入すればそれで終わりというわけではありません。

導入後は、きちんと従業員が活用してくれて、文書管理上の課題が解決されるところを目指していく必要があります。

そのためには、以下のような対応が非常に重要です。

最後にこうした注意点についても押さえておきましょう。

7-1. 使い方に関するルールを決める

クラウド型文書管理システムにより、適切な文書管理を実現させるためには、システムの使い方に関してルールを設けることが欠かせません。

ルールを決めて、それに則ってシステムを活用しなければ、いくらシステムを導入しても、文書管理の安全性や効率性は向上しないためです。

例えば、ファイル名の付け方に関するルールが定まっておらず、各自が好きなように命名し、システム上に保管していれば、検索性を損ねてしまいます。
また、機密情報を誰でもアクセスできる状態で保管されてしまうと、漏えいリスクを低減することはできませんよね。

このような事態を避け、最大限文書管理の質を高めるため、システムの導入前後に以下のようなルールを定めておく必要があるのです。

こうしたルールを定めておけば、導入したクラウド型文書管理システムの性能を最大限活かすことができ、文書管理の質も向上していくはずです。

7-2. 社内教育を実施する

クラウド型文書管理システムをどのように使うか、社内教育を実施することも重要です。

導入を担当していると、少しずつその文書管理システムに詳しくなりますから、自然と使いこなせるようになるかもしれませんが、他の従業員はそうではありません。

突然知らないツールが導入されても、どのように使えば良いか分からず困惑してしまいますし、うまく活用してもらえません。

そのようなことにならないよう、クラウド型文書管理システム導入後は、説明会を開くなどして社内教育を実施するようにしてください。
その際に説明すべき主な内容は、以下の通りです。

このように、操作の仕方に関する項目の他、事前に決めた「使い方に関するルール」についても周知させるようにしましょう。

こうした社内教育に際して、ベンダー側のサポートが受けられるようなら、協力してもらうのもおすすめです。

いかがでしたか？
クラウド型の文書管理システムについて、深い理解が得られたでしょうか。

最後に今回の内容をまとめておきます。

クラウド型の文書管理システムは、ベンダー側で運用・管理される文書管理システムをインターネットを介して利用します。
このため、システムの運用・管理を任せたい場合は特に、クラウド型がおすすめです。

クラウド型文書管理システムには、この他にも以下のようなメリットがあります。

一方、次のようなデメリットもあります。

クラウド型の文書管理システムを選ぶ際には、以下のようなサービスに目を向け、自社のニーズに合ったサービスの種類を絞り込むことが大切です。

具体的なシステム選定手順は以下をご参考ください。

【クラウド型文書管理システムを選ぶための4ステップ】

あなたの会社のニーズをしっかり満たしてくれるクラウド型文書管理システムを導入するために、今回の内容が役立てば幸いです。