電子帳簿保存法は2022年1月1日に改正され、電子取引に関する書面の電子データの保存義務化が内容に盛り込まれたことで注目を集めています。特に不動産業界では、IT重説が売買契約の際でも行えるようになったこともあり、さらなる業務効率化が進むとして期待されています。

一部の業界では、リモートワークが進むことによりオフィス内での対面取引が減少して、テレビ電話などを利用した契約を進めるところも増えてくるでしょう。そういった情勢の中で、今回の電子帳簿保存法の改正は様々な業務のリモート化を後押しする形となっていますので、リモートを推進している企業にとってはしっかりと把握しておきたい内容と言えます。

目次

電子帳簿保存法とは、法律で保存が義務とされている帳簿や書類を電子データで保存するために設けられた法律です。1998年に施行されて以来、その時のシステムなどに合わせて何度も改正が行われてきました。基本的に企業・個人事業主が対象となっている法律で、今回の改正以降は経理業務の負担が大きく軽減されると期待されています。

電子帳簿保存法には3つの区分があります。これらの区分における内容を把握しておくことで、電子帳簿保存法の理解をさらに深めることができるでしょう。

【電子帳簿保存法の改正内容】

書面の扱い方によって保存方法が異なるため、実際に扱っている取引内容をもとに自社が対応しなくてはならない区分はどれか確認しておきましょう。

2022年1月の改正後、3つの保存区分においてそれぞれ変更がありました。以下の表を参考に確認してください。

【電子帳簿保存法改正の内容】

電子媒体で保管するシステムを整えるうえで大きなハードルとなっていた「税務署長の事前承認制度」が廃止となり、中小企業にとって導入ハードルが大きく下がったのは今回の改正でもっとも大きなポイントと言えるでしょう。加えて、今回の改正では要件を満たした「優良な電子帳簿」と、そうでない「そのほかの電子帳簿」に分けられるようになり、優良な電子帳簿は過少申告加算税が5%免税される点も注目すべきポイントとなってきます。

改正前までは、電子データ保存・スキャナ保存を導入するには、3ヶ月前までに税務署長へ申請して、承認をしてもらう必要がありました。しかし、改正後には承認制度が廃止となり、署長への申請手続きが不要となりました。

事前承認制度は電子媒体の保存を実施するシステムを導入するうえで、中小企業には大きなハードルとなっていましたが、改正により負担は大きく軽減しました。これにより、システムの導入フローが簡素化されるため、準備が整い次第電子媒体の保存を開始することができるようになったのです。

今回の改正では「優良な電子帳簿」という概念が作られました。優良な電子帳簿となる要件は、従来の保存要件と以下の要件を合わせたものになります。

【改正に伴って優良な電子帳簿に追加された要件】

要件が満たされると「優良な電子帳簿」として扱うことが可能です。優良な電子帳簿における税金の申告に修正などがあった場合、申告漏れに課される過少申告加算税が軽減されます。通常は10％以上が課される過少申告加算税ですが、5％まで軽減します。

税金の扱いは簡単ではなく、税務調査などで申告漏れを指摘されることは少なくありません。そのため、比較的発生しやすい過少申告加算税の負担を、少しでも減らせるようになった今回の改正は企業にとっては大きなメリットと言えるでしょう。

スキャナ保存と電子取引において、タイムスタンプ要件・検索要件の緩和が実施されました。タイムスタンプとは、電子データの存在を日時によって証明する技術のことです。タイムスタンプ要件・検索要件のそれぞれの緩和内容を把握して、電子帳簿保存法の改正に対応できるようにしておきましょう。

適正事務処理要件に該当する「再発防止策」「相互けん制」「定期的な検査」は、不正防止の観点から内部統制の一環として取り組む必要がありました。しかし改正が行われたことによって、これらの要件が廃止となっています。

適正事務処理要件の廃止によって、定期検査に必要とされていた紙書類の原本が不要となり、スキャン後すぐに廃棄することが可能です。また、従来まで事務処理に対処する人材が2名以上必要だったのに対して、改正後は1名でも実施が認められるようになりました。

税額の計算の基礎となる事実を仮装隠蔽して、過少計算した申告書を提出した場合、重加算税が課される決まりがあります。電子帳簿保存法では、この重加算税が発生する際に申告内容が電子データによる改ざんである場合には、追加で10％のペナルティーが課されると記載されています。

改正によって税務署長の事前承認制度が廃止になるなど、電子データ保存・スキャナ保存の導入ハードルが下がりましたが、それに伴って税務処理上の不備があった場合のペナルティーが重くなりました。とはいえ、加算条件は仮想隠蔽（隠ぺいや偽装などの悪用）とされているので、通常通り税務処理をしていれば問題ないでしょう。

電子取引で授受した国税関係書類は、紙での保存が認められていましたが、今回の改正で原則「不可」となりました。つまり、電子取引でやり取りをした電子データは全てデータのまま保管することが求められます。

電子取引はデータで授受する方法のすべてが該当するため、クラウドサーバ経由での取引、請求書等のPDFをメールで送付、Web請求書発行システムの利用など全てが該当するので把握しておきましょう。「電子帳簿保存法とは関係ない取引だから」といって気にしていなかった取引も該当する可能性が高いため注意が必要です。

「電子取引の出力書面等による保存の廃止」に関しては、保存システムを導入できていない企業の負担が急激に大きくなることを受けて、2023年12月末までの宥恕期間が設けられています。そのため、やむを得ない事情で電子データの保存ができない場合には、引き続き出力書面による保存が可能です。

電子帳簿保存法に違反すると罰則が課されます。罰則に当たる内容例は以下の通りです。

電子帳簿保存法における保存要件などの各要件を把握し、適切に保存を実施するようにしましょう。取引の事実をしっかりと記録として残しておき、税金にかかわる部分は正確に記載してください。

万が一違反してしまった場合は、「青色申告の取り消し」「重加算税の課税」「会社法に則った過料」などが課される可能性があります。

電子帳簿保存法が改正したことにより、各企業は法に則った対応が求められています。2022年の改正では、電子取引以外の書面の電子化は任意ですが、電子取引の電子データの保存は義務です。今回の改正ではこの「電子取引」に関する内容が重視されているため、電子取引を行なっている業者は必ず対応が求められます。

改正に伴い、対応が求められている現状ではありますが、JIIMAが実施した電子帳簿保存法の改正に関するアンケートでは以下のような結果が出ています。

【質問内容：現時点で、改正された電子帳簿保存法について、あなたの会社では対応できていますか？】

出典：JIIMA　改正電子帳簿保存法に関するアンケート　集計結果

電子帳簿保存法が改正したにもかかわらず、実際に対応ができているのは14.8％という結果になっています。まだまだ対応ができていない企業の方が多いので、焦らずに2年間の宥恕期間を利用しながら対応していくようにしましょう。

また、同アンケートでは『改正電子帳簿保存法に対応したソリューションを導入する場合、「オンプレミス（自社運用型）」と「クラウドサービス」、どちらを選択しますか？』という質問に対して、「クラウドサービス」と答えた方が46.4％いました。クラウドサービスであれば既存のサービスを利用する形で済むので、導入の手間が最小限で済む点がアンケート結果に反映したのでしょう。

クラウドサービスなら、「真実性の要件」と「可視性の要件」の両方に対応ができるだけでなく、宥恕期間の残りが約1年と差し迫った中で素早く導入ができるためおすすめです。

電子帳簿保存法では、帳簿書類の電子データの保存にあたって「真実性の要件」を満たすことが必須とされています。ここで言う「真実性の要件」とは、以下の3件を指します。

【真実性の要件】

電子帳簿保存法では真実性の要件と合わせて「可視性の要件」も満たす必要があります。可視性の要件とは、以下の2要件のことを指します。

【可視性の要件】

電子帳簿保存法の改正に伴って、各企業は対応が求められる事態になっています。特に「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たすことに関しては、適切なデータ管理方法を構築するか、対応したシステムを導入するといった対応を取らないと満たせません。

基本的に、上記2つの要件を満たすためには電子帳簿保存法に対応したプラットフォームが必要です。そこで当記事では、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」「電子取引」に対応可能なプラットフォームとして「PROCENTER SaaS」をおすすめしています。

「PROCENTER SaaS（プロセンターサース）」とは、文書管理・情報共有の2つの役割を担い、企業間・部門間でのセキュアな環境で情報を一元管理できるプラットフォームです。JIIMA認証を取得した製品で、タイムスタンプ不要で運用が可能な特長を備えています。

電子帳簿保存法への対応以外にも、様々な文書管理・共有シーンで活用できる特長が搭載されていますので、以下を参考に「PROCENTER SaaS」の導入価値を見定めてみてください。
【PROCENTER SaaSの特長】

電子帳簿保存法は2022年1月に改正されました。改正に伴い、電子取引データの保存が厳格化されたので、
電子取引をしている企業は必ず改正内容を押さえておく必要があります。

今回の改正では、税務署長の事前承認制度の廃止やタイムスタンプ要件・検索要件の緩和といった、導入ハードルを低くする変更項目が多くみられました。これにより、システムの導入フローが簡素化され、好きな時に電子媒体の保存を開始することができるようになったのは今回の改正の大きな特徴ともいえるでしょう。