ファイル管理は自社の情報だけでなく、顧客などの情報も扱う企業にとって必要不可欠な業務の一つです。ファイル管理を怠れば、重要な情報が流出する可能性が高まって、外部からの信用を失うことになりかねません。

また、リモートワークなどの多様な「働き方改革」の導入を進めている企業において、ファイル管理はさらに重要な位置づけとなりつつあります。

当記事では、現代におけるファイル管理の重要性とあわせて、ファイル管理の質を高める10種類のコツをご紹介します。自社の情報管理の質を高めて顧客からの信用を維持するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

目次

ファイル管理とは端末に保存されているファイルを適切に保全して、整理しておくことを指します。ファイル管理が正しくできていれば、管理対象が増えていったとしても「後から管理しきれなくなってしまう」といった事態は防げるでしょう。

ファイルは「単なる情報」ではなく、企業にとって「重要な情報」でもあるため、管理をすること自体が重要視されています。また、コロナの影響でリモートワークの導入が増加し、社外との情報のやり取りが増えている中で、ファイルという情報の管理の重要性はさらに高まっています。

ファイル管理は情報漏洩を防ぐ役割も担っていますが、BCP（事業継続計画）対策としても有効です。緊急時に情報の管理が正常に作用しない体制だと、結果的に顧客の信用を失うことになりかねません。それを防ぐためにも、情報管理をクラウドストレージで実施すれば、万が一災害などの緊急事態が発生して社内が利用できなくても、クラウド上で円滑に情報管理が継続可能です。

ファイル管理の効果を高めるためには、管理のコツを知っておくのがおすすめです。

【ファイル管理のコツ10選】

ファイル管理はどこの企業でも行われる業務の一つですが、効果的なやり方を知っておいたほうがさらに管理効率がアップします。また、効果的なやり方を組織全体で統一することが大切なため、マニュアル化するなどして統一化を図りましょう。

ファイルの用途を明確にしてフォルダを分けることで、用途に合わせて保管期限なども同時に管理できます。ただ、保管するだけでなく「いつ使うのか」「いつまで保管するのか」といったことに対しても、スムーズに対応できるようになるのが用途ごとにフォルダを分けるメリットといえるでしょう。

企業ごとにフォルダの内容は変化しますが、例としては以下のようなフォルダ分けをすることをお勧めします。

社内の運営方法に基づいてフォルダ分けを行いましょう。また、フォルダは情報の粒度を意識しながら作成することで、余計な項目のフォルダを作成せずに済みます。

ファイルの履歴・版数を管理することで、最新のファイルがどれか把握しやすくなります。また、ファイル管理は「いつでも探し出せるように整理する」という目的があるため、履歴や版数を管理することは直接的にその目的達成に貢献するでしょう。

基本的にファイルを更新した日付は、少しでも編集すると自動的に更新されますが、これだと「正式な変更日」がわからないデメリットがあります。ファイルサーバなどでファイルを管理する場合、見積書や仕様書などのように大きな変更点の把握だけを必要とする場合には、ファイル名に作成・更新日を記載することにより、履歴・最新版が管理できるので効果的です。

ファイル名・フォルダ名の記載ルールを決めることで、組織全体で情報を共有する際に内容がわかりやすくなるメリットがあります。ルールが決められていないと、各従業員が作成したファイルに統一性が生まれず、それぞれのファイルの把握・検索に大幅な時間を要してしまうでしょう。

ルールは社内の既存のファイル名をベースに決めていくようにしないと、既存のファイルをすべて変更する手間が発生してしまいます。最低限の労力で効果的な管理ができるようにするためにも、以下のルール項目例を参考に自社に適したルールを作成してみましょう。

【ルール決めの参考例】

プロパティとは、ファイル（文書）に設定された情報です。作成者や更新された日付、ファイルの状態やコメントを記載することができます。

ファイルごとにプロパティを設定しておくと、例えばWindowsのプログラム検索から「未チェック」のファイルを探すこともできます。ワード、エクセル、パワーポイントのプロパティを設定することで文書を管理しやすくなるため、設定できることを覚えておいて損はないでしょう。

フォルダの階層は深くしすぎないようにしましょう。あまり深くしすぎると、特定のファイルを探しにくくなるデメリットが発生します。一方で、適度な深さでフォルダ階層を構築できれば、特定のファイルが探しやすくなるだけでなく、管理面も複雑化しないメリットがあります。

また、フォルダの階層を作るときは、ファイルの概念に対する粒度も意識しましょう。例えば、「対外向け書面」というファイルの中に階層を作るときは、「見積書」「報告書」といったファイルを作成することはあっても、「自社向けファイル」を作成することはありません。上下関係を意識して、探すファイルを大きな括りから辿れるようにしましょう。

ファイル管理に限らず何事でもそうですが、不要となったものは必ず削除するようにしましょう。不要なファイルがあるだけで探したい特定のファイルが埋もれてしまいます。

ファイルの断捨離を行う場合は、「古くて使用しないファイルはないか？」「複数回開いた結果、重複して保存しているものはないか？」を意識しながら削除するファイルを選ぶのがおすすめです。また、古いファイルでも保存しておく必要があるファイルもあるはずなので、長期的に保存しておく必要のあるファイルはフォルダで工夫したりしましょう。

例えば、長期的に保管が必要となるファイルはあらかじめ保管用のフォルダに入れておくなどすれば、断捨離の際にそもそも検討する対象にもならないです。

ファイル管理をする際に、一時的に保管しておくフォルダを作成すれば、ファイルを訳のわからない場所に保管することがなくなるでしょう。ファイルを作っても保管する場所が決まっていないことは良くあることです。その際に、一時的に保管しておくことができれば、ゆっくりと保管場所を決められるため、適切な場所に保管ができるようになります。

ただし、一時的な保管場所の整理を長期間にわたって行わない結果、気づいたらたくさんのファイルが蓄積してしまうような事態は防ぐようにしてください。管理するために作成したファイルが、管理をおろそかにする結果をもたらしては本末転倒です。

使用する頻度が高いフォルダは、ショートカットを作ってデスクトップに置くなどして、すぐに利用できる環境を構築しましょう。いくら整理をしていたとしても、使用するファイルがすぐに取り出せない階層まで潜ってしまうことは良くあります。

ただ整理をするだけでなく、いつでも使用できるような管理をすることもファイル管理の一つなので、使用することまで意識して管理を実施しましょう。例えば、よく使用するフォルダは「よく使うフォルダ」などと名付けたフォルダを作ってそこでまとめて管理するのも一つの方法です。

ファイル管理を行う上で、バックアップの実施は欠かせません。管理とは管理対象が「良い状態」を維持できるように努めることを指しているため、万が一データが破損しても再現できるようにしておくことは重要な管理業務の一つと言えるでしょう。

特に取引先の情報を取り扱う場合には、必ずバックアップを取っておかないと、今後の信用問題に関わる可能性もあります。ウイルスやハッキングなど情報漏洩の危険性が常に隣りあわせとなっている現代だからこそ、情報の保管については最大限の気を遣う必要があるでしょう。

ファイル管理を効率化するツールを利用すれば、検索や保存効率が大幅に向上するだけでなく、セキュリティ面の強化も期待できるでしょう。

ツールの機能は種類ごとに違います。検索機能が優秀、編集機能が優秀、セキュリティ面が優秀など様々なため、自社の特徴に合わせて導入するツールを決めましょう。

ファイル管理は当記事でご紹介したように、10種類のコツを使い分けて管理をすれば効率が向上します。ですが、それだけだと全体的に手作業感が抜けないので、当記事ではファイル管理を効率化できるツールの導入をおすすめしています。

NECの「PROCENTER/C（プロセンターシー）」は必要なファイルを素早く検索しセキュアな管理が可能で効率的にファイル管理を支援します。これから導入を検討している方にはおすすめのツールです。

「PROCENTER/C」は部門単位での小規模利用から全社単位での大規模利用まで拡張性があるため、企業の規模問わず利用できます。

【PROCENTER/Cのおすすめポイント】

ファイル管理は端末に保存されているファイルを適切に保全して、整理しておくことが求められます。管理が適切に行われていれば、顧客との取引情報など重要なファイルもセキュアに管理ができているとして、顧客からの信用も維持できるでしょう。しかし、管理が適切に行われていなければ、万が一情報漏洩などが発生してしまった場合、取り返しのつかないレベルの信用損失が発生してしまいます。

効率的でセキュアなファイル管理をしたいと考えている場合には、ツールの利用もおすすめです。当記事でご紹介している、「PROCENTER/C（プロセンターシー）」を利用すれば、セキュアな管理が実現するだけでなく、大幅な業務効率化も期待できます。電子データの取り扱いが増えている現代だからこそ、効率よく管理するために導入を検討してみてはいかがでしょうか。