そこでぜひ導入したいのが、文書管理システムです。
文書管理システムとは、文書のライフサイクル「作成・閲覧・保存・廃棄」の流れを一元管理できるシステムのことです。

文書のライフサイクル全体のセキュリティを強化しながら効率よく管理できるため、文書管理の負担軽減や最適化など様々な課題の解決をサポートします。

とは言え、文書管理システムには様々な種類があり、どのようなシステムを選べばいいのか悩むところですよね。

とくに文書管理システムはシステムにより機能が大きく異なるため、課題に応じて必要な機能・基本的な機能などを理解して検討しなければなりません。

実際に私たちが提供している文書管理システム「PROCENTER/C」を導入して、情報共有の最適化やミスの削減、業務効率化を実現した事例があります。

適切な文書管理システムを選定できれば、自社の課題解消や業務効率化など様々なメリットを受けられるので「どのような機能があるのか」「導入にメリットがあるのか」など、基礎知識を理解しておきましょう。

そこでこの記事では、文書管理システムの機能やメリット、導入事例、選び方など文書管理システムを導入するときに知りたい情報をまとめて解説しています。

とくに文書管理システムの機能や選び方は分かりやすくまとめているので、自社に合うシステムを選定する基準になるでしょう。

この記事を読むと分かること

この記事を最後まで読めば文書管理システムとはどのようなシステムなのか理解でき、導入を検討すべきか判断できるはずです。

文書管理を最適化してセキュリティ強化や業務効率化を実現するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

文書管理システムとは、文書の作成・閲覧・保存・廃棄のサイクルに合わせて文書を一元管理するシステムです。

社内で使用する文書を適切に管理するには、上記の文書のライフサイクルごとに適切な対応が求められます。

例えば、部署ごとに異なる方法で文書を保存していたとしましょう。

保存時のセキュリティ基準を一定に揃えられないのはもちろん、閲覧したい文書を探し出すのに時間を要します。

また、文書のライフサイクルごとに異なるツールを使用していると上手に連携ができず、ワークフローが複雑化し長期的な使用が難しくなるケースも考えられます。

文書管理システムのない状況では、社内にある文書を統一した方法で管理できない状況に陥ってしまうでしょう。

文書管理システムを使えば、このような文書に関する様々な課題を一度に解決できます。
文書のライフサイクルの全行程をコントロールしながら安全・適切な運用ができるのです。

文書管理システムがあれば、どの部署も同じ基準・フローで文書管理ができます。

それだけでなく文書管理システムがあればセキュリティ水準を揃えられたり必要な文書をすぐに検索できたりと、文書管理の基盤を整えられるでしょう。

その結果、業務効率化やセキュリティ強化、文書管理ルールの統一化などに貢献できます（「4. 文書管理システムを導入する6つのメリット」で詳しく解説しています）。

1-1. 文書管理システムとファイルサーバの違い

文書管理システムを検討するときに「ファイルサーバでも問題ないのでは？」と感じている担当者もいるでしょう。

ファイルサーバとは大量のデータを保存、共有するサーバのことです。
文書のライフサイクルの「保存」部分が主要機能となり、社内の文書をまとめて保存できる機能が備わっています。

単に社内のデータを保存するだけなら問題ありませんが、文書管理システムのように文書を利活用できるように管理したい場合には向いていません。

文書管理システムのようにバージョン管理や精度の高い検索ができないため、文書を活用・管理しやすい状況にしておくことが難しいでしょう。

などの目的では導入を検討できますが、文書のライフサイクルを管理したい場合は文書管理システムを選択しましょう。

1-2. 文書管理システムとワークフローシステムの違い

文書管理システムを検討するときに、ワークフローシステムとの違いが気になる担当者もいるでしょう。
ワークフローシステムとは、業務の流れや手続きを電子化するシステムのことです。

例えば、紙の申請書を使い旅費精算をする場合、まずは申請書を作成し総務部に申請をして、上司の承認を得るなどの一連の流れを行わなければなりません。

総務部や上司の出勤状況や作業状況に応じて物理的に申請書を移動させる必要があり、手間と労力がかかります。

そこで、ワークフローシステムを使えば一連の流れをシステム上で完結できるため、わざわざ本人に申請書を提出したり承認印をもらったりする手間が省けます。

このように、ワークフローシステムは基本的に文書のライフサイクルの「閲覧」段階を効率化するシステムです。

文書管理システムのように、文書の種類問わずライフサイクルに応じて一元管理できるシステムとは目的と機能が大きく異なります。

例えば、旅費精算のワークフローシステムの場合は、旅費精算に関する文書の作成サポートやワークフロー、保存はできますが、その他の文書には対応していません。

また、文書管理システムにはワークフロー機能が備わっているケースが多く、文書管理システムの一部としてワークフローシステムに近いものが使用できるようになっています。

文書管理システムは、文書のライフサイクルに合わせて下記のような機能が用意されています。

業務の中でどのように活用できるのか理解するためにも、文書管理システムの機能を確認してみましょう。

※システムにより機能が異なります
※赤文字は必要性の高い機能です

2-1. 【作成】文書管理システムの主な機能

文書管理の作成段階では、文書作成やシステムの登録をサポートする機能が備わっています。

主となる機能は「文書の登録」と「権限設定」の2つです。

文書の登録では、採番登録ができる場合は登録時に割り振りしておくと、文書検索の負担を軽減できるでしょう。

また、文書登録時に権限設定ができればあらゆる文書一括管理しても、誤った削除や情報漏えいのリスクを抑えられます。

万が一トラブルが発生しても登録時の状況や更新状況、文書へのアクセス履歴を閲覧できるので、原因を追及しやすいです。

2-2. 【閲覧】文書管理システムの主な機能

文書管理システムに登録した文書を活用する「閲覧」の段階では、検索機能や共有機能、ワークフロー機能などを使い効率よく文書を業務活用できます。

主となる機能は「検索機能」と「ワークフロー機能」の2つです。

検索機能は細かく条件を指定して絞り込みができるシステムも多く、紙面管理での「書面がどこにあるのか分からない」煩わしさから開放されるでしょう。

「ワークフロー機能」では文書の登録から承認までを同じシステム内で完結できるため、業務効率化につながります。

また、現在使用しているワークフローシステムやFAX、契約書作成システムなどと連携し、業務内容に応じて使いやすいように機能を拡張していくことも可能です（連携できるシステムは文書管理システムより異なります）。

2-3. 【保存・廃棄】文書管理システムの主な機能

文書の保管・廃棄をする段階では、セキュリティを維持した状況での保管や保存期限切れの文書の自動削除など円滑にライフサイクルを回す機能が備わっています。

主となる機能は「保存期限管理」と「セキュリティ機能」です。

保存期限管理は文書の保存期限に応じてアラーム通知などを行い、定期的なメンテナンスを促します。
自動削除機能が備わっている場合は、事前に登録した削除日を迎えると自動的に削除ができ文書管理の負担が軽減できます。

また、文書は情報漏えいや不正アクセスなどのインシデントを避けるために、一定のセキュリティ水準を満たした状態で保存しなければなりません。

文書管理システムはセキュリティ対策に力を入れているケースが多く、セキュリティ対策をしながら大切な文書を保存できるところも特徴です。

文書管理システムの機能が分かったところで、活用シーンをイメージするために私たちが提供している「PROCENTER/C」の導入事例をご紹介します。

下記のように、「PROCENTER/C」を導入したことで業務フローの改善や業務効率化につながっています。

文書管理システムを導入するとどのような成果があるのか、参考にしてみてください。

3-1. A社：属人化しないセキュアな情報伝達環境を実現

製造業B社では、文書管理に下記のような課題を抱えていました。

とくに文書管理が属人化していて、文書の登録や検索、閲覧のスピードアップを図りたいと考えていたそうです。

文書管理のルールも一部の社員しか分からない状態だったので、授受確認や権限設定、履歴管理などができるセキュアな環境を構築したいと考えていました。

そこで、現状を改善するべく「PROCENTER/C」を導入していただきました。
社外への文書配付に関する手間が大幅に削減でき、文書管理システムの機能を使うことでミスも予防できるようになったそうです。

また、調達先へのメールでの資料添付を廃止できたことで、情報漏えいの懸念がなくなり信頼関係が深まりました。

この事例は下記でも詳しく解説しているので、チェックしてみてください。
「PROCENTER/C」導入事例：「調達先とのセキュアな文書通知ソリューション事例」

3-2. B社：海外拠点とのスムーズな情報共有を実現

製造業A社では、激化するAV機器市場において、海外の委託先と技術情報を共有する必要性が出てきました。

仕様書や図面、CADデータなどを下記の方法で共有していたのですが「大量のファイル共有が困難」「郵送に時間がかかる」「セキュリティが心配」などの課題が出てきました。

そこで、現状を改善するべく「PROCENTER/C」を導入していただきました。
導入後はルールを遵守しながら、情報共有の安全性・効率化を実現できたそうです。

「PROCENTER/C」導入後はメールでの送付を廃止し、スピード感を持ち情報共有ができるようになりました。

国内外の拠点とスムーズな情報共有を実現し、セキュリティ向上や業務効率化を実現した好事例だと言えるでしょう。

この事例は下記でも詳しく解説しているので、チェックしてみてください。
「PROCENTER/C」導入事例：「グローバルでの委託先との情報共有ソリューション」

3-3. 行政機関：1プロジェクトあたり数百点以上の書類を効率よく管理

この行政機関では、事務所建築に必要な関連文書を管理に課題がありました。
メール添付での送付やDVDコピーでの郵送を採用していたため、セキュリティ面に不安があったそうです。
重要機密情報の管理は各地域の事務所任せだったので、管理状況を本部が把握しきれていない問題もありました。

そこで、セキュアな環境で確実・効率的な情報共有をしたいとの思いから「PROCENTER/C」を導入していただきました。

導入後はメールでの情報送付を廃止して送付方法を統一できたことで、業務効率化につながったそうです。

1プロジェクトあたり数百点発生する資料も、容易に検索できるようになり業務効率化つながりました。

セキュリティ面での課題を払拭しながら、文書管理システムだからこそ実現できる業務効率化を成し遂げた事例です。

この事例は下記でも詳しく解説しているので、チェックしてみてください。
「PROCENTER/C」導入事例：「重要機密情報管理ソリューション事例（2）」

ここからは、文書管理システムを導入するメリットを具体的にご紹介します。

文書管理システムはあらゆる業務の基盤に活用できるため、業務効率化や多様な働き方に対応など様々な課題解決に貢献します。

文書管理システムを導入するべきか判断するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

4-1. ペーパーレス化を促進できる

1つ目は、社内のペーパーレス化を促進できるところです。

昨今はペーパーレス化に積極的に取り組む企業が増える一方で「DXの第一歩としてペーパーレス化に取り組みたいけれどどうすればいいのか分からない」「ペーパーレス化がなかなか進まない」などの課題を抱えるケースが見受けられます。

ペーパーレス化は下記の2つの軸で進める必要があり、どのように基盤を整えていけばいいのか悩むところでしょう。

文書管理システムならペーパーレス化に不可欠な2つの軸をカバーしつつ、継続して取り組める基盤を整えられます。

例えば、社内にある紙の文書をスキャンして順次登録をすると、過去の膨大な紙の文書をペーパーレス化できます。

スキャナーやFAX、OCRなどのツールと連携できるシステムもあり、効率よく既存文書のペーパーレス化を進められます。

日常業務では文書管理システムを経由して文書の共有をする、文書の申請や承認をするフローを構築してしまえば、他のツールを使わなくてもペーパーレス化を推進できるでしょう。

また、ペーパーレス化は無駄な紙の利用を抑えられるので、環境に優しい運用ができるところも大きなメリットです。

社会貢献活動の一環としてSDGsの取り組みにもつながります。
ペーパーレス化とSDGsの関係性は下記の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
「SDGs ペーパーレス化」

4-2. 社内の文書管理ルールを均一化できる

2つ目は、社内での文書管理ルールを均一化できることです。

社内では様々な文書を扱うため、部署や拠点に管理方法や業務フローを一任しているケースがあります。

この方法では部署間の連携やセキュリティの担保に課題があり、理想的な内部統制を整えられない可能性があるでしょう。

例えば、文書保存の厳格なルールがなく、個人のパソコン上に文書を保存しているとしましょう。

個人パソコンの紛失やセキュリティ低下により、機密情報が漏えいする危険性があります。
それだけでなく、人事異動や退職により必要な文書を参照できなくなることも考えられるでしょう。

文書管理システムを導入すると文書の管理方法を均一化でき、一定のルール・セキュリティに準じて運用できます。

権限設定では社内の立場により閲覧を制限するだけでなく、印刷や削除、編集の可否など細かい制限を設けることも可能です。

企業の大切な資産である情報をしっかりと守り、内部統制の取れた運用ができる基盤が構築できます。

4-3. 業務効率化につながる

3つ目は、業務構築化につながることです。
業務で様々な文書を扱っていると、下記のようなストレスを感じたことがある人は多いかと思います。

文書管理システムでは社内のあらゆる文書を一元管理できるため、文書に関する悩みを解消し業務効率化に貢献します。

従来は手作業で探していた文書を検索機能のみで探せるようになれば、文書を探す手間を削減できます。

また、ワークフロー機能や履歴管理を活用すると、業務の進捗状況が可視化できスムーズな連携が可能です。

実際に文書管理システム「PROCENTER/C」を導入した企業様は、文書の一元管理により業務スピードがアップしたというお言葉をいただいています。

請求書やマニュアル、設計図など文書の種類は多岐に渡り、どのような業種、部署であっても必ず業務に活用します。

文書管理システムを導入すると社内の誰もが文書を扱いやすくなるため、業務効率化が実現できます。

4-4. セキュリティが強化できる

4つ目は、文書管理に必要なセキュリティを強化できるところです。

紙文書を電子化すると紙にはないセキュリティリスクが発生します。

独立行政法人情報処理推進機構が発表した2024年の「情報セキュリティ10大脅威」を見ても、内部不正による情報漏えいや不注意による情報漏えい、ウイルス攻撃による機密情報の搾取などが注意するべきインシデントとして挙がっています。

参考：独立行政法人情報処理推進機構「情報セキュリティ10大脅威 2024」

つまり紙の文書を電子化するときには、一定のセキュリティ水準をクリアする必要があるのです。

文書管理システムには下記のような機能が備わっているため、一定のセキュリティを担保しながら大切な文書を管理できます。

文書管理システム内の文書を自由に持ち出しできると、不注意による情報漏えいなどにつながるリスクがあります。

権限設定や一時共有機能を活用して外部への持ち出しを最小限にすることで、情報漏えいリスクを軽減できるでしょう。

実際に文書管理システム「PROCENTER/C」を導入した企業様は、保守マニュアルのセキュアな情報共有に課題がありました。

そこで担当者が作成したマニュアルをセキュリティ付きPDFに変換し、承認後に「PROCENTER/C」経由で共有公開するフローを取り入れました。

その結果、素早くマニュアル参照ができるようになったのはもちろん、二次的な情報漏えいを防ぎながら安心して業務ができる環境を構築できたそうです。

このように、セキュリティを強化しながら文書を活用、保管する環境を整えられるのは文書管理システムの大きなメリットだと言えるでしょう。

4-5. 多様な働き方に対応できる

5つ目は、多様な働き方に対応できるところです。
紙で文書管理をしていると、テレワークや多拠点間での業務連携が難しくなります。

とくに急ぎの文書があってもすぐに共有ができず、業務全体が遅れてしまうなどのリスクがあるでしょう。

文書管理システムなら利用環境さえあれば、どこにいても文書の閲覧や共有が可能です。

など勤務する場所に縛られることなく、スムーズに業務を進められます。

実際に文書管理システム「PROCENTER/C」を導入した企業様は、国内外の取引先・本社と店舗間での文書共有の効率化を実現できました。

文書はあらゆる業務の基盤にあるので、共有や連携ができないと業務に大きな影響が出ます。
文書管理システムを導入すれば社内外での共有がスムーズにでき、円滑に業務を進められます。

4-6. データの利活用ができる

6つ目は、データの利活用ができるところです。
成熟した市場で企業価値を生み出すには、企業に蓄積しているデータの利活用が必要不可欠だと言われています。

しかし、データを利活用するには、社内に散らばっているデータを集約して分析する基盤を整える必要があります。

文書管理システムを導入すると社内に点在するデータを集約できるので、データを利活用しやすい状況の構築をサポートします。

例えば、蓄積されたプロジェクトの資料を検索し、類似プロジェクトからヒントを得て戦略を立てられます。

一から検討すると時間や労力がかかりますがデータを参照することでリスクを抑えながら、効率よく戦略を考えられるようになるでしょう。

また、顧客管理システムやプロジェクト管理ツールと連携でき、蓄積したデータを利活用する範囲を拡大していくことも検討できます（連携の可否がシステムにより異なります）。

文書管理システムのメリットが分かったところで、気になるのはデメリットです。
文書管理システムのデメリットには、下記の2つが考えられます。
事前にデメリットを把握して対策しておくとスムーズに導入できるため、チェックしておきましょう。

5-1. 既存のシステムがあると連携できず使用しにくい

既に社内で使用しているシステム・ツールがある場合は、文書管理システムと連携できないとフローが複雑化する可能性があります。

例えば、既に導入している電子署名システムと文書管理システムが連携できない場合は、2つのシステムを併用するフローを検討する必要があるでしょう。

フローが複雑化すると社内に浸透しにくく、成果が出るまで時間がかかることも考えられます。

事前に社内に導入している下記のようなシステム・ツールを把握して、検討している文書管理システムと連携できるか確認しておきましょう。

連携できる場合は今後も問題なく併用できますが、連携できない場合は文書管理システムを導入した場合のフローをイメージしておくといいでしょう。

場合によっては文書管理システムの導入を機に、他の基盤システムも見直してみるのも一つの方法です。

5-2. 社内への浸透・教育が必要になる

文書管理システムは導入して終わりではなく、社内に浸透させる必要があります。
導入で終わってしまうとシステムが形だけのものとなってしまい、成果に結びつかないためです。

導入時は社内への浸透方法を検討しながら、計画的に進めるようにしましょう。

とくに「新しいシステムを導入します」だけで終わらせてしまうと「負担が増える」「使用が面倒」などネガティブなイメージを持つ社員が増えてしまいます。

などを踏まえて丁寧に伝えることで、理解を得るようにしましょう。

また、業務でパソコンやタブレットを使用する頻度の少ない業種や部署の場合は、定期的に研修を実施するなどして操作方法に困らない工夫を取り入れてみてください。

ここまで見てきたように、文書管理システムは業務効率化やペーパーレス化の促進、コンプライアンス強化など導入メリットが大きいです。

より業務のしやすい環境を構築するためにも、文書管理システムの導入は必要不可欠でしょう。
とくに下記の課題がある場合は、文書管理システムを活用することで払拭を支援します。

文書の管理・共有はあらゆる業務の基盤になります。
次のステップにつなげるためにも、まずは文書の管理の最適化からスタートしてみましょう。

文書管理システムの導入コストは企業規模や必要な機能、構築方法により大きく異なります。
一例として私たちが提供している「PROCENTER/C」のコスト例を見てみましょう。

「PROCENTER/C」の導入には、サーバライセンスとログインユーザライセンス（同時ログイン数）が必要です。

サーバ1台と10名分のログインユーザライセンスを導入した場合は、144万円程度かかります。

※ バックアップサーバが必要な場合は適宜追加が必要です。

※ハードウェア・ミドルウェアの費用は含まれません。

また、ランニングコストとしては、保守費用やハードウェアなど使用環境の維持費用が発生します。
初期費用とランニングコストの双方を踏まえて、継続して運用できそうか検討してみましょう。

文書管理システムは種類が豊富なので、自社に合うシステムを選定することが大切です。

そこでここでは、文書管理システムを選ぶときにチェックしたいポイントをご紹介します。
納得するシステムを選ぶためにも、ぜひ参考にしてみてください。

8-1. オンプレミス型かクラウド型か選択する

文書管理システムを導入する方法は「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。

オンプレミス型は、社内に設置したサーバに文書管理システムを構築する方法です。
自社のセキュリティ要件や業務内容に応じて柔軟なカスタマイズができる点が特徴です。

自社の基盤と連携したい場合やより高度なセキュリティ環境で使用したい場合などに向いています。

クラウド型は、外部の事業者が提供している文書管理システムをインターネットを介して使用する方法です。

パッケージ化されているものを使用するためカスタマイズ性は低いものの、ランニングコストや導入コストを抑えられる点が特徴です。

一方で、外部の事業者のサービス提供が終了すると使用できなくなるため、慎重に選択する必要があるでしょう。

このように、オンプレミス型とクラウド型では利用環境や特徴が異なるため、自社の重視したいポイントに合わせて選択してください。

オンプレミス型とクラウド型の特徴は下記の記事でより詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

8-2. セキュリティ水準を確認する

文書管理システムは社内の機密情報を扱うので、他のシステムよりも強固なセキュリティ対策が必要です。

導入した後にセキュリティに不安を抱えないためにも、下記のようなセキュリティ水準を確認しておきましょう。

文書管理システムのセキュリティ機能は主に「システムの外部に向けたセキュリティ対策」と「内部不正に対するセキュリティ対策」に分かれます。

外部対策では管理している文書の暗号化や二段階認証など、外部からの不正アクセスを防ぐ機能が備わっていることが大切です。

内部対策では容易に文書の持ち出しができないように、権限設定や履歴管理を行えるシステムを選定しましょう。

また、よりセキュリティを強化したい場合は、カスタマイズ性に優れたシステムやISOやNIST SP800-171
などのセキュリティに関する認証を取得しているシステムを選ぶことをおすすめします。

8-3. 自社に必要な機能が揃っている

文書のライフサイクルに合わせて適切に管理するには、必要な機能が揃っていることが重要です。

文書管理システムは、システムごとに機能が大きく異なるからです。

下記は基本的な機能になるため、文書管理システムの機能と照らし合わせて確認しておきましょう。

とくに「文書の登録」「文書の検索」「文書の廃棄」のメイン機能では、どの程度の設定までできるか把握しておくと安心です。

例えば、文書の検索では、登録日時やキーワード、作成者など、どのように絞り込みができるのかによって、業務の進捗状況に影響が出ます。

登録する文書が多くなる場合は、できる限り細分化して検索できたほうが探している文書を見つけやすいでしょう。

また、文書の廃棄では自動的に廃棄をする機能もあれば、廃棄日をアラーム通知する機能もあります。
運用方法に応じて適切に処理できる機能が備わっているシステムを選定すると、社内に浸透しやすくなるでしょう。

8-4. 拡張機能や他システムとの連携性を確認する

「6. 文書管理システムは企業の業務効率化・コンプライアンス強化に必要不可欠」でも触れたように、文書の管理・共有はあらゆる業務の基盤になり、文書管理システムはその基盤の構築に貢献できます。

文書管理の基盤が整ったところで、顧客管理システムや電子署名システム、ペーパーレスFAXなどの他システムと連携し業務効率化やDX化を加速することも検討できます。

そのため、後から「他システムと連携できない」「社内フローが複雑化してしまった」と悩まなくて済むように、事前にオプション機能や他システムとの連携性を確認しておきましょう。

文書管理システムと他のシステムを連携させる主流な方法はAPI連携と自社サービスとの連携、提携サービスの利用の3つがあります。

どのような方法で外部連携ができるのか把握しておけば将来的な設計を描きやすくなるので、チェックしてみてください。

8-5. 社内の誰もが使いやすい操作性か確認する

文書管理システムはあらゆる業務の基盤となるので、一部の社員だけでなく多くの社員が使用することが想定されます。

使い方が複雑だと導入時に混乱を招く可能性があるため、操作性を確認して導入を検討するといいでしょう。

メイン機能が使いやすいのはもちろん、操作ミスの起こらない画面表示や権限設定ができるかどうかもポイントです。

とくに重要な文書を誤って削除、編集してしまうと大きなトラブルにつながる可能性があるので、ミスを防ぎながら使えるかどうかを確認してみてください。

デモンストレーションやトライアルが用意されている場合は実際に使用してみて、無理なく導入できそうか判断するのも一つの方法です。

ここまで解説してきたように、文書管理システムはあらゆる業務の基盤になるシステムです。
大量の文書をより効率よく安全に活用し続けるには、自社に合う文書管理システムが欠かせないでしょう。

とは言え文書管理システムは種類が豊富で、どのシステムを選べばいいのか悩んでいる方も多いかと思います。

そこでおすすめしたいのが、私たちが提供している文書管理システム「PROCENTER/C」です。
「PROCENTER/C」は、文書管理と情報共有の2つの役割を担う機能が揃っています。

単に情報を管理することに留まらず、一歩先を見据えた業務活用のための機能を兼ね備えているところが特徴です。

ここでは「PROCENTER/C」ならではの3つの強みを解説していくので、ぜひチェックしてみてください。

9-1. 文書管理と文書共有双方の要件を満たす豊富な機能を標準装備

「PROCENTER/C」は、実運用で研磨された文書管理・情報共有機能を搭載しています。
文書管理に留まらず、社内外での文書共有や保存した文書の活用などを視野に入れた活用が可能です。

下記のような実務の中で活用できる機能を揃え、企業の課題を解消します。

例えば「PROCENTER/C」では文書の所在をURLで共有できるので、セキュリティに懸念があるメールでのファイル添付の廃止につなげることができます。

ゲストアカウントへの文書共有も可能なため、社内外でスピーディーな文書共有が実務できます。

実際に「PROCENTER/C」を導入している企業様からは「情報の受け渡しが効率化できた」「ライフサイクルマネジメントが最適化」できたなどのお言葉をいただいています。

9-2. 高いセキュリティ水準！安心して活用できる環境を構築

「PROCENTER/C」は、機密情報を安心して共有できる高水準のセキュリティ機能を搭載しています。

外部対策ではファイルを暗号化して保存するため、情報漏えいの防止をサポートします。
内部対策ではきめ細かい権限設定や過去ログの保管など、セキュリティを強化できる環境構築が可能です。

9-3. 他のシステムと連携しやすい

「PROCENTER/C」は豊富なAPI（Java・WebAPI）を提供しており、他のシステムと柔軟な連携が可能です。

基盤システムや電子署名システムなどと連携し、業務内容に応じてより使いやすい環境を構築できます。
カスタマイズ対応もしていますので、扱うデータ量や必要な機能に合う環境構築も可能です。

「PROCENTER/C」は企業と部門間を結び、文書管理と情報共有の2つの役割を担う情報共有プラットフォームとしてビジネスの効率化を支援します。

詳しい機能や費用は資料で解説していますので、ぜひご覧ください。

今回は、文書管理システムの機能や導入メリット、具体的な選び方など、文書管理システムを導入する前に知っておきたい基礎知識をまとめてご紹介しました。

最後にこの記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

〇文書管理システムとは文書を作成・閲覧・保存・廃棄のサイクルに合わせて管理するシステム
〇文書管理システムの主な機能は下記のとおり

〇文書管理システムのメリットは下記のとおり

〇文書管理システムのデメリットは下記のとおり

〇文書管理システムの選び方は下記のとおり

文書管理システムは業務フローの改善や業務効率化、セキュリティ強化など文書に関する様々な課題を解決できます。

「PROCENTER/C」は文書管理と情報共有の2つの役割を中心に、実務で活用できる機能が揃っています。
導入方法や費用など「PROCENTER/C」に関する疑問は、お気軽にお問い合わせください。