文書管理システムは環境保護や業務効率化の観点からペーパーレスが推進される現代において、効果的なシステムといえます。最近では、2022年1月に実施された電子帳簿保存法の改正も相まって、ペーパーレスの重要性が高まってきており注目されています。

当記事ではペーパーレス化を進めるためにおすすめの文書管理システムの詳細を解説しています。メリットやシステム同士の比較方法を把握して、システムを導入する価値を見定めましょう。

目次

文書管理システムとは、電子化された文書情報の作成及び取得、活用、保存、廃棄までのライフサイクルを管理するシステムのことです。電子帳簿保存法の改正によってさらに注目を集めているシステムで、ペーパーレス化を進めている企業の多くで導入されています。

【文書管理システムの主な機能】

円滑な文書管理をするための機能や、外部連携、自動廃棄といった業務を効率化する機能も充実しています。ただ管理するだけでなく、業務効率化も図りたい方にはおすすめのシステムと言えるでしょう。

文書管理システムは機能が充実しているため、それにより発生するメリットも様々です。以下は文書管理システム導入のメリットになります。

【文書管理システム導入のメリット】

文書管理システムの機能は文書管理を効率化するだけでなく、ISOに基づいた文書管理に役立ったり、電子帳簿法に則った管理が出来たりと様々な用途で活用できるため、システム導入における費用対効果を高められます。

文書管理システムはネットワークが繋がっていれば、自宅や外出先などどこからでも即時に文書の確認が可能です。従来であれば、重要文書などの印刷をするために出社していた人も、文書管理システムがあれば出社の必要がなくなり、無駄な労力を使わずに済むでしょう。

働き方改革の一環としてリモートワークの導入が推奨されている昨今において、社外からでもセキュアに利用できるシステムは多様な働き方を進めていく上で重要な位置づけにあるともいえます。

文書管理システムを利用することでペーパーレス化を実現できます。ペーパーレス化が進めば紙媒体を発行するのにかかっていた印刷費用と保管費用や場所代といったコストがかからなくなるでしょう。

また、紙媒体で管理していた場合は特定の文書を探し出すのに時間がかかる場合もありましたが、文書管理システムを利用すれば探す手間も軽減できます。

システムが持つ機能の一つに「検索機能」があります。検索機能では、必要となる特定の文書をタイトルやテキストデータで検索可能です。そのため、紙媒体を棚で保管するのに比べて、システムを使った管理なら何倍も速い時間で文書を探し出すことができるでしょう。

文書管理システムを利用することによって、セキュリティレベルの向上も期待できます。紙媒体での管理だと棚にある書類を手に取るだけで誰でも閲覧できてしまうものが、文書管理システムであれば特定の文書の閲覧・編集などのアクセス権限を設定して厳密なアクセス管理を実施したり、アクセス履歴を記録したりすることが可能です。

さらに、改版日時・更新者・改版理由などの操作履歴を保持するため内部統制や情報漏洩の対策としても効果を発揮します。

電子帳簿保存法とは、法人や個人事業の帳簿書類を電子媒体で保存することに関するルールを取り決めた法律です。電子帳簿保存法は2022年に改正があり、電子取引における電子データ保存の義務化などの変更がありました。

電子帳簿保存法の中には「電子帳簿保存」「スキャナ保存」に関する取り決めもあり、真実性の確保や可視性の確保など様々な要件を満たすことが求められます。電子帳簿保存法に対応した文書管理システムなら、これらの要件を満たすことが可能で、今回の改正に対応できるメリットがあります。

文書管理システムはペーパーレス化によるコスト削減や、セキュアな文書管理ができるといったメリットがある反面デメリットも存在します。デメリットは以下の通りです。

【文書管理システム導入のデメリット】

文書管理システムを導入する場合、オンプレミス型は初期費用や保守などの運用費用、クラウド型は月額費用が発生します。

他にも、従来まで紙媒体で管理していた文書を電子媒体で保管しようとすると、それらをスキャンする手間がかかるといったデメリットがあります。紙の書類をすべて電子化するには費用と時間が掛かるため、よく使う書類は電子化しそれ以外は紙媒体のまま保存するなど、費用対効果を勘案しながら進めていくと良いでしょう。

文書管理システムを導入する際は複数のシステムを比較して、自社に最適なシステムを探すようにしましょう。比較をする際は、以下のポイントを押さえておけば比較効率が高まります。

【文書管理システムの比較ポイント】

自社の目的に沿った機能を持ち合わせていて、セキュアに管理ができるシステムを選ぶようにしましょう。また、文書管理システムは単体でも十分な効果を発揮しますが、ワークフローシステムなどと連携すればさらに効率がアップするので、ほかのシステムとの連携についても注目してみてください。

文書管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。クラウド型は管理システムを提供企業のサーバー上で使用するため、インターネットに繋いで管理を行います。一方オンプレミス型は、サーバー機器などのハードウェアおよびソフトウェアを、自社に設置して運用するのが特徴です。

それぞれにメリット・デメリットがあるので、自社の管理形態・業務形態に合わせて最適な方を選択するようにしましょう。それぞれのメリット・デメリットは以下の通りです。

【クラウド型とオンプレミス型のメリット・デメリット】

文書管理システムは種類ごとに特化している機能が異なります。いくら機能性に優れているシステムと謡っていても、自社の目的達成を実現できる機能がなければ導入価値は薄れてしまうでしょう。そのため、まずは自社が文書管理システムを導入する目的を明確化して、それに適した機能があるシステムを探すことが大切です。

導入目的は企業ごとに違います。ですが、まだ目的が明確に定まっていない方は、以下の導入目的の例を参考に明確にしてみてはどうでしょうか。

文書管理では顧客情報など重要な文書を扱うことが多いため、セキュリティ面は必ず重視したいポイントです。従来まではセキュアな管理ができるのはオンプレミス型と言われることが多かったですが、最近ではクラウド型のセキュリティも年々強化されてきているため、「クラウド型＝セキュリティ面に不安がある」といった認識は薄れてきている傾向にあります。

そのため文書管理システムを検討する際は、クラウド型・オンプレミス型問わずセキュリティ面は優秀なものが多いことを前提に細かな機能をチェックしながら検討するようにしましょう。以下は文書管理システムを比較する際に意識したい、セキュリティ面に関するチェックポイントです。

【セキュリティ対策のチェックポイント】

文書管理システムの中には、他のシステムと連携できるものもあります。他のシステムと連携すれば、文書を一元管理できるので生産効率の向上に繋がるきっかけにもなるでしょう。例えばワークフローシステムと連携をすれば、承認後のデータを確実かつ効率的に管理できるメリットが発生したりします。

多くのワークフローシステムでは、申請業務や承認作業などは全て「履歴」として残るだけですが、文書管理システムと連携すればそれらを文書として残すことが可能です。また、文書として残しておけばデータの改ざんや不正利用の防止にも繋がるため、内部統制面におけるメリットとしても大きいと言えるでしょう。

【文書管理システムと連携可能な他システムの一例】

当記事ではおすすめの文書管理システムとして「PROCENTER/C」をご紹介します。「PROCENTER/C（プロセンターシー）」はNECソリューションイノベータが開発したシステムで、文書管理と情報共有を一手に担う強みがあるプラットフォームです。

部門単位での小規模利用から全社単位での大規模利用まで拡張性があるため、企業の規模問わずおすすめできるシステムとなっています。また、官公庁での導入実績も増えていて業務効率化の推進や強固なセキュリティ機能が評価されています。

「PROCENTER/C」は、文書管理において以下のような機能を有している点がさらにおすすめと言えるので、ぜひ確認しておいてください。

【PROCENTER/Cのおすすめポイント】

文書管理システムは電子文書を管理するシステムで、紙媒体で管理していた文書を電子化できるため、ペーパーレス化や業務効率化に繋がるシステムとして注目を集めています。さらに、2022年1月の電子帳簿保存法の改正も相まって、文書管理システムの重要性は増加傾向にあります。

文書管理システムは導入・運用コストがかかる面がありますが、様々な効果によるメリットが得られるでしょう。例えば、リモートワークの推進やセキュリティ向上、印刷・保管に関わるコスト削減に繋がったり、電子帳簿保存法の改正があってもすぐに対応ができたりするメリットがあります。

これから文書管理システムの導入を検討している方は、ぜひ「PROCENTER/C（プロセンターシー）」のような機能性が充実していて且つ、官公庁に導入実績があるような信頼性のあるシステムの導入をしてみてはいかがでしょうか。