スムーズに情報共有を行うためには、こうした課題の解消が欠かせません。

ただ、だからといって闇雲に情報共有ツールを導入してみても、普段現場作業に従事する従業員が積極的に利用してくれるとは限らず、状況が進展しない可能性も大いにあります。

そのような事態を回避し、情報共有の質を確実に高めていくためには、上記の課題のうち、自社が直面しているものはどれなのか明らかにすることが重要です。

というのも、自社（従業員）が本当に直面している課題であれば、解決のためのモチベーションも高めやすく、従業員自身、目的意識を持って情報共有の改善に取り組めるからです。

また、課題によって効果的な情報共有ツールが違ってくるため、自社に合ったツールを導入・活用していくためにも、最初の段階で解決すべき課題をはっきりさせておかなければなりません。

自社に当てはまる課題を明らかにした上で、課題に対処できる情報共有ツールをうまく活用すれば、今より安全で効率的に情報共有を行えるようになるはずです。

その一助となるように、この記事では以下の内容をご紹介します。

本記事の主な内容

あなたの会社が特に注力すべき情報共有上の課題が把握でき、その解消に向けてどのようなツールを、どう活用すべきかがわかる内容となっています。

早速読み進めていきましょう。

冒頭でもお伝えしましたが、従業員に目的意識を持って情報共有の効率化に注力してもらうために、自社の情報共有上の課題を明らかにすることは重要です。

また、自社に合った情報共有ツール、つまり自社課題を解決に導くツールを導入するためにも、このプロセスは欠かせません。

まずは、以下のうち、あなたの会社が直面する課題はどれなのか、突き止めるところから始めてください。

それぞれの課題について詳しく見ていきましょう。

1-1. 【課題1】アナログな資料のせいで漏れやムダが多い

製造業の情報共有でよく見られる課題の一つが、「アナログな資料のせいで漏れやムダが多い」というものです。

工場内、特に作業場は、パソコンが手元に置いてある環境ではないこともあり、マニュアルや生産指示書などが紙で参照・保管されることも多いですよね。

ただ、そのようなアナログな資料は、内容の正確さや新しさを判別するのが難しかったり、必要なものを探し出すのに時間がかかったり、と情報共有の質を低減させてしまいます。

具体的には、以下のような事態が頻発することになるのです。

こうした状況に心当たりがあるのであれば、あなたの会社の情報共有上の課題は、「アナログな資料のせいで漏れやムダが多い」ことだと考えられます。

「2. 情報共有の向上には情報をデータで扱う習慣が欠かせない」と「3-1. アナログな資料のせいで漏れやムダが多い場合に活用すべきツール」を参考に、課題解決を図り、情報共有の質を高めていきましょう。

1-2. 【課題2】大容量の資料のやり取りに負担やリスクが伴う

「大容量の資料のやり取りに負担やリスクが伴う」ことも製造業に多い課題です。

製造業では、設計・開発部門と、製造を担う工場・サプライヤーの間で、図面や技術文書等のやり取りが必要となります。
ただ、それらのデータの容量が大きくなると、メールに添付できず、スムーズなやり取りが難しいですよね。

結果として、手間や時間のかかる方法、あるいはセキュリティリスクが伴う方法で共有することになり、情報共有の効率と安全性に問題を抱えることになってしまうのです。

そのような企業では、以下の状況に心当たりがあるはずです。

こうした状況が見られる企業では、「大容量の図面・資料のやり取りに負担やリスクが伴う」という課題によって情報共有の効率や安全性が阻害されていると考えられます。

「2. 情報共有の向上には情報をデータで扱う習慣が欠かせない」と「3-2. 大容量の資料のやり取りに負担やリスクが伴う場合に活用すべきツール」を参考に、課題解決を図り、情報共有の質を高めていきましょう。

1-3. 【課題3】各従業員の持つノウハウや顧客情報が共有されない

製造業において、「各従業員の持つノウハウや顧客情報が共有されない」ことは、現場・オフィス（営業部門など）の双方が直面しやすい課題です。

作業の機械化が進んでいるとはいえ、従業員の経験則や技術に頼りながら製造プロセスをこなしている工場も少なくないはずです。

ただ、そのような従業員や個人が保有するノウハウは、データや文書で体系化されづらいですよね。

また、製造現場だけでなく営業部門においても、顧客の詳細な情報が担当営業のパソコンや頭の中に秘められているケースがあるかと思います。

そのように、ノウハウや顧客情報を各従業員が暗黙知として保有していると、指導や引き継ぎの場が設けられない限りなかなか共有されません。

こうした課題を抱える企業では、以下のような状況に心当たりがあるはずです。

こうした状況に直面しているのであれば、あなたの会社の情報共有上の課題は、「各従業員の持つノウハウや顧客情報が共有されない」ことだと考えらます。

「2. 情報共有の向上には情報をデータで扱う習慣が欠かせない」と「3-3. 各従業員の持つノウハウや顧客情報が共有されない場合に活用すべきツール」を参考に、従業員個人の中にある情報が共有される体制を目指しましょう。

1-4. 【課題4】迅速な情報伝達ができていない

製造の現場では、「迅速な情報伝達ができない」ことも情報共有上の課題として挙げられます。

オフィスと違い、工場の作業現場では、各従業員の手元にパソコンがあるわけではありません。

そのような環境に起因して、現場への迅速な情報伝達が難しくなってしまうのです。

こうした課題を抱える企業では、以下のような状況が見られるはずです。

こうした状況に直面しているのなら、「迅速な情報伝達ができない」という課題によって情報共有の効率や、ひいては生産性・品質までが阻害されていると考えられます。

「2. 情報共有の向上には情報をデータで扱う習慣が欠かせない」と「3-4. 迅速な情報伝達ができない場合に活用すべきツール」を参考に、従業員個人の中にある情報が共有される体制を目指しましょう。

1-5. 【課題5】海外サプライヤーとのスムーズな資料共有ができない

事業をグローバルに展開する製造会社でよく見られるのが、「海外サプライヤーとのスムーズな資料共有ができない」という課題です。

海外の工場に製造を委託している場合、当然のことながら、海外に図面や技術文書などを届ける必要がありますよね。

しかし、距離が離れていることや、資料の届け先の回線が弱いことで、スムーズな資料の共有が難しくなっている場合もあるはずです。

こうした課題を抱える企業では、以下のような状況に悩まされているはずです。

こうした状況に心当たりがあるのなら、あなたの企業では「海外サプライヤーとのスムーズな資料共有ができない」という課題により、情報共有の効率や安全性が低減していると考えられます。

「2. 情報共有の向上には情報をデータで扱う習慣が欠かせない」と「3-5. 海外サプライヤーとのスムーズな資料共有ができない場合に活用すべきツール」を参考に、課題解決を図り、情報共有の質を高めていきましょう。

製造業で見られる情報共有上の課題にどのようなものがあり、自社がどれに当てはまるか、把握していただけたでしょうか？

あなたの会社の情報共有の質や効率を改善するためには、今後、その課題に応じた情報共有ツールを導入していく必要があります。

この後、各課題に対しておすすめな情報共有ツールもご紹介しますが、実は適切なツールを導入・活用するために必要な前提があります。

それが、「情報をデータで扱う習慣」です。

デジタル化の進む現代において情報共有の効率や安全性を高めるためには、情報共有ツールの利用が欠かせませんが、そのツールはデータ化された情報しか扱えません。

このため、共有すべき情報は、紙の文書や従業員の頭の中にある状態ではなく、データで管理していく必要があるのです。

そのように、情報をデータで記録したり保管したりする習慣を自社に根付かせるためには、例えば以下のような取り組みが有効です。

情報共有ツールの導入までに、こうした取り組みによって「情報をデータで扱う習慣」を少しでも根付かせておいてください。

このように、情報をデータで扱う習慣があれば、ツールをスムーズに活用しやすくなり、より迅速に情報共有の質が向上することが期待できます。

そのため、次章からの具体的なツールの検討に入る前に、この前提を念頭に置いておきましょう。

ここからは、最初に明らかにした情報共有上の課題ごとに、活用すべきツールをご紹介します。

自社に適したツールがどのようなものか、ぜひ参考にしてみてください。

3-1. アナログな資料のせいで漏れやムダが多い場合に活用すべきツール

アナログな資料のせいで情報共有に漏れやムダが多いという課題は、オンラインストレージや文書管理システムを活用することで解消できます。

3-1-1. オンラインストレージ・文書管理システムがおすすめ

オンラインストレージと文書管理システムは、どちらもファイル（≒データ化された情報・資料）の保管・管理を行えるツールです。

オンラインストレージや文書管理システムを用いて、資料をデータで保管・管理することで、情報共有時のムダや漏れが格段に少なくなります。

詳しくは、続けて見ていきましょう。

3-1-2. オンラインストレージ・文書管理システムによって実現できること

ファイルの保管・管理を行えるオンラインストレージや文書管理システムを用いることで、ツール内にデータで資料が集約されます。

それだけでも検索性が向上し、ムダな時間の抑制につながります。

ただ、オンラインストレージ・文書管理システムには、

「どこにどの資料があるか」「どれが最新か」
「配布資料にアクセスしているか（見ているか・ダウンロードしているか）」

ということがすぐにわかる機能も搭載されているため、USBやHDDなどの媒体に資料を保管するよりもはるかに情報共有が効率化されるのです。

例えば以下が、そのような機能の例です。

オンラインストレージや文書管理システムには、こうした機能が備わっているため、活用することで、すばやく・正しく・確実な情報共有が実現するのです。

3-2. 大容量の資料のやり取りに負担やリスクが伴う場合に活用すべきツール

大容量の資料のやり取りに負担やリスクが伴うという課題は、有料のファイル送信サービスを活用することで解消できます。

3-2-1. 有料のファイル送信サービスがおすすめ

有料のファイル送信サービスは、メールに添付できないような大容量のデータを転送できるサービスです。

サービスサイトにファイルをアップロードし、アップロード後に発行されたリンクから相手にファイルをダウンロードしてもらうことで、大容量ファイルのやり取りが可能となります。

ファイル送信サービスには、無料版も多く存在しますが、セキュリティ・機能の柔軟性といった観点から、ビジネス利用においては有料版を用いるのがおすすめです。

もちろんサービスによっては無料でも機能性が高いものもありますが、一般的な傾向として、以下のように有料のサービスやプランの方が細やかに対応してくれる傾向にあります。

【無料版と有料版の比較】

このような有料のファイル送信サービスを用いることで、資料のやり取りにおける負担やリスクが大きく軽減されます。

詳しくは、続けてご説明します。

3-2-2. 有料のファイル送信サービスによって実現できること

有料のファイル送信サービスを用いることで、大容量の資料でも手間や時間をかけず、安全に大容量の資料をやり取りできるようになります。

先ほど説明したように、ファイルを送信したい場合に送り手がやるべきことは、以下の2つです。

資料を印刷したり、DVDなどに記録した上で郵送したりすることに比べれば、かかる時間や手間が圧倒的に少ないことがお分かりかと思います。

また、無料版ではなく有料版のファイル送信サービスであれば、例えば次のようなセキュリティ対策や機能が導入されており、セキュリティリスクも低減可能です。

このように、有料のファイル送信サービスを用いることで、大容量の資料も、効率良く、安全に共有することが叶います。

3-3. 各従業員の持つノウハウや顧客情報が共有されない場合に活用すべきツール

各従業員の持つノウハウや顧客情報が共有されないという課題は、社内wikiを活用することで解消できます。

3-3-1. 社内wikiがおすすめ

社内wikiとは、社内に存在するあらゆる情報や知識を集約・共有できるツールのことです。

一般的な社内wikiでは、通常のWikipediaと同じように従業員の誰もが業務に有用な情報や知識を投稿したり編集したりすることができます。

その活用方法は、従業員各人の投稿によって社内の百科事典を作り上げていくイメージで、登録・投稿が想定されている情報としては以下のようなものがあります。

このように、幅広い情報を共有できることや、従業員が誰でも投稿できるという性質から、社内FAQ・社内ポータルなど多様な目的で情報共有に活用されています。

3-3-2. 社内wikiによって実現できること

社内wikiを用いることで、従業員個人の持つノウハウや顧客情報などの共有を促せるようになります。

先ほどお伝えしたように、社内wikiでは幅広い情報を、誰でも投稿できるため、気軽に自分の知り得たことが共有されやすいのです。
また、スマートフォンなどのモバイルデバイスで利用できるものも多く、SNSに似たような感覚でさまざまな情報を投稿できます。

このような社内wikiを導入して、例えば、

といったことを習慣付ければ、それまでは各従業員の中にしか存在しなかった情報が、社内で共有できるようになります。

これにより、若手作業員の育成の効率化や、顧客対応の品質向上も見込めるようになるはずです。

3-4. 迅速な情報伝達ができていない場合に活用すべきツール

迅速な情報伝達ができていないという課題は、ビジネスチャット（＋スマートフォン）を活用することで解消できます。

3-4-1. ビジネスチャットがおすすめ

ビジネスチャットとは、業務利用のためのコミュニケーションツールのことです。

プライベートでチャット形式のメッセージアプリを利用される方も多いかと思いますが、そのビジネス版がビジネスチャットです。

スマートフォン用のアプリが提供されていることが多く、手軽でタイムリーな連絡が実現するため、メールの代替手段として活用されることが増えてきています。

このようなビジネスチャットを用いることで、作業現場においても迅速な情報伝達を行いやすくなります。

詳しくは、続けて説明しますね。

3-4-2. ビジネスチャットによって実現できること

ビジネスチャットを活用することで、従業員が作業現場に居ても連絡が取りやすくなります。

お伝えした通り、ビジネスチャットではスマートフォン用のアプリが提供されていることが多く、スマートフォンさえ持っていれば容易に連絡が取り合えるからです。

また、メールに添付できない容量のファイルでも添付することが可能なため、通達や指示書をそのまま添付して、確認してもらうこともできます。

このように、スマートフォンで簡単に連絡が取れる点と、ファイルの添付や確認が柔軟に行えることにより、伝達の遅れや連絡・情報共有のためのタイムロスが生じづらくなるのです。

3-5. 海外サプライヤーへのスムーズなファイル共有ができない場合に活用すべきツール

海外サプライヤーへのスムーズなファイル共有ができないという課題は、海外とのファイルのやり取りが得意なオンラインストレージや文書管理システムを活用することで解消できます。

3-5-1. オンラインストレージ・文書管理システムがおすすめ

オンラインストレージと文書管理システムは、どちらもファイル（≒データ化された情報・資料）の保管・管理を行えるツールです。

こうしたオンラインストレージや文書管理システムはさまざまな事業者から提供されており、それぞれに強みがあります。

このため、オンラインストレージ・文書管理システムの中でも、海外とのファイルのやり取りに強みのあるものを選べば、スムーズな資料のやり取りが叶います。

詳しくは、続けて説明しますね。

3-5-2. オンラインストレージ・文書管理システムによって実現できること

海外とのファイルのやり取りに強みを持つオンラインストレージや文書管理システムを活用することで、手間と時間、セキュリティリスクを大幅に低減することができます。

そもそも、オンラインストレージや文書管理システムには、保管しているファイルを社内外で共有するための機能が備わっています。

ただ、通常は国内でのファイル共有を想定しているため、海外の企業とファイルをやり取りするとなると、どうしても時間がかかるケースが出てきてしまい、課題が解消しきれません。

また、他言語対応していないツールだと、委託先の担当者に不便をかけることにもなってしまいます。

そこで、オンラインストレージや文書管理システムの中でも、海外とのファイルのやり取りを想定しているタイプを導入することが重要なのです。
そのようなタイプなら、海外地域へもファイルをスムーズに転送するための独自機能を搭載していたり、他言語対応であったりするため、効率性・安全性・利便性を損なうことなく資料を共有できます。

例えば、弊社の提供する「PROCENTER/C」は、まさにこのタイプの文書管理システムで、次のような機能を備えています。

このように、海外とのやり取りを想定したオンラインストレージ・文書管理システムを用いることで、海外サプライヤーとの資料のやり取りが格段に効率化されるはずです。

製造業の情報共有上の課題別に、活用すべきツールをご紹介してきましたが、あなたの会社にどのタイプのツールが適しているかお分かりになったでしょうか。

活用すべきツールのタイプが分かったら、次は具体的なツール選定が必要です。

その際、機能面やコスト面などを比較することも重要ですが、特に製造業において情報共有ツールを選ぶ際に気をつけるべきポイントがあります。

それが以下の3点です。

一般的なツール選定上の観点に加えて、製造業ではこうしたポイントを特に重視するようにしましょう。

それぞれのポイントについて説明しますね。

4-1. 容量が十分なものを選ぶ

ツールを選ぶ際には、容量に着目し、自社にとって十分な容量を保管・転送できるものを選ぶようにしましょう。

というのも、製造業では一般的なオフィス文書だけでなく、図面やテスト動画、カタログといった容量の大きなファイルを扱う機会が多いからです。

このため、利用可能なストレージ容量や、一度にアップロードできるファイル容量の上限について、他業種よりも重視しなければなりません。

4-2. 製造部門の従業員にも使いやすいものを選ぶ

ツールは、製造部門の従業員にも使いやすいものを選ぶようにしてください。

普段、工場での作業をメインで行う従業員は、想定以上にITツールに不慣れな場合もあります。
このため、ツール導入担当者だけの目線で選定を行うと、製造部門の従業員にとっては操作が難しかったり、使いにくかったりするツールを導入してしまう恐れがあります。

そのようなツールを導入しても、製造現場ではうまく活用してもらえない可能性が高く、情報共有上の課題も解決されません。

こういった事態に陥ることのないように、普段パソコンやITツールに触れる時間が少ない製造部門の従業員に使いやすい情報共有ツールを選ぶようにしてくださいね。

4-3. トライアル可能なものを選ぶ

情報共有ツールは、トライアル、つまり試用可能なものを選ぶようにしましょう。

ツールの導入前に、どんなに注意深く機能や操作性をリサーチしても、結局使ってみないとわからないことも少なくありません。

導入した後になって

「こういう機能もあったら良かったのに…」
「操作画面がもう少しシンプルでも良かったかも…」

と不安が出てくるような事態を避けるためには、実際に使ってみてツールを選ぶのがベストなのです。

そのため、導入する情報共有ツールは、トライアルを提供しているものの中から選ぶことをおすすめします。

また、先述の「製造部門の従業員にも使いやすいものを選ぶ」ために、トライアルに際しては、製造部門の人にも試してもらうようにしましょう。

製造業で、情報共有に課題をお持ちなら、情報共有プラットフォーム「PROCENTER/C（プロセンターシー）」がおすすめです。

「PROCENTER/C」は、当社NECソリューションイノベータが開発したシステムで、情報共有と文書管理を一手に担う強みがあるプラットフォームです。

特に、製造業における情報共有を大幅に向上する特徴として、以下の3点をご紹介します。

5-1. 製造業での導入実績が豊富

「PROCENTER/C」は、製造業の現場で飛び交うさまざまなコンテンツを、フォーマットを選ばず一元管理し、社内外での共有を可能にします。

このため、製造業での導入実績も豊富です。
例えばその一例として、以下のような事例があります。

ご紹介した以外の導入事例についても、「導入事例: PROCENTER/C | NEC」より詳しくご覧になれます。

このような実績からも分かる通り、「PROCENTER/C」は製造業における情報共有を強力にサポートします。

5-2. 外部認証に裏付けられた強固なセキュリティ

情報共有において、セキュリティは重視すべき観点の一つですよね。

特に製造業においては、図面や技術文書など、漏えいさせたくない資料が多岐にわたって存在するはずです。

「PROCENTER/C」は、そのような高い安全性を要する利用ケースにも耐えうる、強固なセキュリティ対策・機能を備えています。
それを裏付けるのが、以下のような外部認証の取得です。

「PROCENTER/C」は、これらの認証により実証されている高いセキュリティレベルで、あなたの企業の情報をあらゆるリスクから保護します。

5-3. オンプレミス版とクラウド版から選択可能

オンプレミス版である「PROCENTER/C」に加えて、クラウド版（SaaS）として「PROCENTER SaaS」もご用意しております。

「PROCENTER SaaS」は、220社以上の導入実績がある「PROCENTER/C」をベースにサービス化。情報共有・文書管理に必要な機能を標準装備しています。

また、クラウドサービスでありながら豊富なAPIにより、柔軟な外部連携も可能です。

自社内で構築・運用できる「PROCENTER/C」、運用工数を要さずスムーズな導入が叶う「PROCENTER SaaS」の両方で導入前のトライアルが可能となっております。

ぜひお気軽に、操作感や機能性を実際に使って確かめてみてください。

製造業において、どのように情報共有の質を高めていけば良いかお分かりいただけたでしょうか。
最後に今回の内容をまとめておきます。

製造業における情報共有上の課題には、以下のようなものがあります。

これらの課題を解決するには、それぞれ次のようなツールを活用するのが有効です。

【製造業の情報共有課題を解決するツール】

これらのツールの内、具体的な製品やサービスを選定する際には以下のようなポイントに気をつけるようにしましょう。

本記事の内容を参考に、あなたの会社でも情報共有上の課題解決に向けて、適切なツールを導入してみてくださいね。