とはいえ、そのような課題を解消するために図面管理を改善しようとしても、その方法には悩むところです。

結論から言えば、図面管理の方法としては、

の3パターンがあり、管理方法により解消できる課題は異なります。

【図面管理上の課題と方法ごとの解消可否】

（※）上記表は当社でのヒアリングをもとに作成しており、すべての会社で同じとは限りません。
△…解消が難しい
◯…工夫次第である程度解消可能
◎…比較的容易に解消可能

各方法ごとにメリット・デメリットがあり、どれが正しいということはありません。

ただ、もしあなたの会社で予算を割いて、本格的に図面管理の効率性や安全性を高めたいのであれば、「図面管理システムを使ってデータで図面を管理する」方法がダントツでおすすめです。

図面管理システムと呼ばれる、図面の安全で効率的な管理を目的としたシステムを用いることで、製造業・建設業における業務効率や生産性の大幅な向上が見込めるからです。

実際、当社が提供する「PROCENTER/C」を導入した企業でも、以下の通り安全面・効率面で大きく効果が出ています。

このように、今より図面管理の質を高めて成果を上げるためには、図面管理への理解を深めると共に、自社に合った管理方法やシステムを正しく選ぶことが大切です。

その一助となるように、今回は図面管理について以下の通り解説します。

本記事の主な内容

自社に適した図面管理の方法が判断でき、さらに図面管理システムが必要な場合はシステムの選び方まで分かる内容となっています。

早速読み進めていきましょう。

図面管理とは、設計図面や建築図面などを、ルールに沿って適切に保存・管理することを指します。

そのための最も基本的な対応は、以下のようなものです。

ただ、これらはあくまで「作成した図面を大まかに整理し、定められた保存期間の間保持しておく」ために必要最低限の対応です。

昨今では、こうした最低限の図面管理では、不十分な場合が多く、効率性・安全性を追求した保管や取り扱いが求められています。

ビジネスにおいてデジタルな技術や媒体の活用が一般化する中で、図面もデータ化し、よりスムーズにやり取りし、活用する必要性が高まっているからです。

例えば製造業においては、「見積もり用の図面」「実際の製造作業に用いる図面」など、一つの製品に対して複数の図面が存在するため、必要な図面を素早く見つけられる状態で保管することが望ましいでしょう。

また、建築士法や製造物責任法（PL法）等の法令で定められた保存期間の間、図面を保持するためには、紛失・改ざん等のリスクを低減させ、安全に管理する必要があります。

こういったことから、今日においては、ただ整理して保持するだけではなく、効率性や安全性が担保された状態で図面を保管・取り扱うことを「図面管理」と捉えた方が実情に即しています。

そして、そのためには、先ほど挙げた最も基本的な対応に加え、以下のような対応も必要です。

図面管理には紙で管理する方法もありますが、最近ではこうした対応を行いやすい、データでの図面管理が一般的になりつつあります。

今日の図面管理において求められる対応がどのようなものか分かったところで、そもそもなぜ適切に図面を管理することが重要なのか整理しておきましょう。

企業において図面管理が重要なのは、主に以下2つの理由によります。

それぞれ詳しく説明しますね。

2-1. 製造業・建設業の業務効率化や生産性向上に直結する

企業、特に製造業・建設業においては、図面の適切な管理が業務効率化や生産性向上に直結します。

製造業や建設業では、主要な業務に図面が使われており、利益を生み出す重要な要素となっているからです。

このため、適切に（効率性が担保された状態で）図面が管理されていれば、以下のように社内の多くの業務が効率化され、自ずと生産性も向上するはずです。

このような業務効率や生産性の向上は、人材不足や人件費・原材料の高騰が進む一方の現代において、ますます重要となっています。

そのため、製造業・建設業における図面管理の重要性も今後さらに高まっていくと考えておくべきです。

2-2. コンプライアンスの観点からも求められる

製造業や建設業においては、図面の保管に関する法令が存在し、コンプライアンスの観点からも適切な図面管理が求められていると言えます。

【図面の保管に関する法令】

こうした法令で定められた保管期間を遵守するためには、改ざんや紛失を防げるように、高い安全性のもとで図面を管理することが求められるのです。

このように改ざん・紛失を防止できるように図面を管理することで、定められた保管期間の間、適正な形で図面を保持できますし、図面が外部に流出するリスクも低減します。

こういったことは、言うまでもなくコンプライアンスにとって重要なことですよね。

ここまでで、図面管理がどのようなものなのか、概要がお分かりいただけたのではないでしょうか。

そこで次に気になるのが、具体的な方法についてですよね。

冒頭でもお伝えしましたが、図面管理方法には以下の3つがあります。

そして、こうした方法ごとに、解消可能な図面管理上の課題は違ってきます。

【図面管理上の課題と方法ごとの解消可否】

（※）上記表は当社でのヒアリングをもとに作成しており、すべての会社で同じとは限りません。
△…解消が難しい
◯…工夫次第である程度解消可能
◎…比較的容易に解消可能

このため、各方法がおすすめできるケースも以下の通り異なります。

どの方法が正しいとか間違っている、といったことはありませんが、自社で悩んでいる課題の解消が可能な方法を選択し、適切に実行しないと、いつまで経っても状況は改善されません。

ここからは、それぞれの図面管理方法について詳しく解説しますので、自社に最適な方法を選択し、管理を実施していくための参考にしてくださいね。

紙で図面を管理する方法は、紙の図面をファイリングし、所定の場所で保管するというものです。

案件ごとにファイリングし、さらに顧客ごとにボックスに入れるなど、分かりやすく整理・分類した上で書庫等で保管します。

4-1. 紙で図面を管理するメリット

紙で図面を管理することには、以下のようなメリットがあります。

紙による図面管理は、アナログな方法ではありますが、だからこそのメリットがあると言えます。

製造業・建設業においては、デジタルに疎い職人気質の従業員も少なくありませんから、そういった方が多く在籍する企業にとってはメリットがより大きなものとなるはずです。

4-2. 紙で図面を管理するデメリット

一方で、紙による図面管理には、以下のようなデメリットもあります。

このように、「紙」であることに起因するデメリットはどうしても多いです。

そのため、これらのデメリットと紐づく課題を解消したいとお考えなら、紙での図面管理は脱却しなければなりません。

4-3. 課題解消のためのポイント

紙で図面を管理する方法には、デメリットが多く、図面管理上の課題を解決できないとお考えかもしれませんが、実はそうとも限りません。

以下のように、工夫次第で解消できる課題もあるのです。

【解消できる課題とそのためのポイント】

現状、紙で図面管理を行っていて、これらの課題にお悩みなら、ひとまず解消するためのポイントを実践することで少なからず状況は改善するはずです。

4-4. 紙で図面を管理する方法がおすすめなケース

ここまでの内容を踏まえると、紙で図面管理する方法がおすすめなケースは、以下の通りです。

現状、紙で図面管理を行っているなら、引き続き紙で管理することで、コストをかけずに済みます。

また、紙による図面管理でも解消可能な課題が主なネックになっているなら、すぐに管理方法を変える必要はありません。

まずは、先ほどご紹介した図面管理上の課題を解消するためのポイントを実践し、現状の改善に努めてみてください。

パソコンやファイルサーバを使ってデータで図面を管理する方法は、作成したCADデータやPDFに変換した図面データを、パソコンやファイルサーバ等のフォルダ機能を活用して管理するというものです。

現状、紙で図面を管理している場合は、図面（紙）をスキャンしてデータ化する工程が必要となります。

5-1. パソコンやファイルサーバを使ってデータで図面を管理するメリット

パソコンやファイルサーバを使ってデータで図面を管理することには、以下のようなメリットがあります。

データで管理することで、主に効率性の面でメリットが大きくなります。

また、膨大な図面を管理するための物理的なスペースがいらなくなることも、嬉しいポイントですよね。

5-2. パソコンやファイルサーバを使ってデータで図面を管理するデメリット

さまざまなメリットがある一方で、以下のようなデメリットもあります。

データで図面を扱うことはメリットが多い一方で、容易に編集や操作を行えるようになることでミスを誘発する側面もあります。

また、物理的に持ち出すことなく盗難・改ざんできてしまうという点にも注意が必要です。

こうしたデメリットと紐づく課題を解消するには、パソコンやファイルサーバを使った管理では限界があることを留意しておきましょう。

5-3. 課題解消のためのポイント

パソコンやファイルサーバを使ってデータで図面を管理する方法は、紙で管理する場合より効率性に優れており、工夫次第である程度解消できる課題が多いです。

そのように解消可能な課題と、そのためのポイントを以下の表にまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

【解消できる課題とそのためのポイント】

このように、紙で管理する方法に比べ、より多くの課題を解消することができます。

5-4. パソコンやファイルサーバを使ってデータで図面を管理する方法がおすすめなケース

ここまでの内容を踏まえると、以下の全てにあてはまる場合は、パソコンやファイルサーバを使ってデータで図面を管理するのがおすすめです。

これらに当てはまる場合、無理に今すぐシステムを導入する必要はありません。

まずは、課題解消のためのポイントを実践することで、今より質の高い図面管理を目指しましょう。

その上で、より効率性や安全性を高めたい場合は、図面管理システムの導入を検討してみてください。

図面管理システムを使ってデータで図面を管理する方法は、パッケージやサービスとして販売されている図面（文書）管理システムを導入し、多様な機能によってより効率的に・安全に管理するというものです。

図面管理システムは、図面管理上のあらゆる課題を解決するために開発されたと言っても過言ではなく、活用することで一般的な課題は解消が見込めます。

6-1. 図面管理システムを使ってデータで図面を管理するメリット

図面管理システムを使ってデータで図面を管理することには、以下のようなメリットがあります。

図面管理システムは、管理の効率性と安全性を高め、図面管理上の課題を解消することを目的としたシステムであり、そのための多彩な機能が備わっています。

こうした機能により、図面管理上の問題がまとめて解消できるのです。

また、そのようにあらゆる課題を一挙に解消できることで、大幅な業務効率化や生産性向上も期待できます。

6-2. 図面管理システムを使ってデータで図面を管理するデメリット

図面管理システムで図面データを管理することは、メリットが非常に大きい一方で、以下のようなデメリットもあります。

まず、図面管理システムは製品（サービス）ですから、導入・運用に料金が発生します。
これは他の方法には無かったデメリットです。

また、自社のサーバに構築し、運用するオンプレミス型の図面管理システムを導入すると、システムそのものにも適切な管理が求められます。

このように、効率性や安全性を最も高められる方法ではありますが、その代わりコスト面・労力面で負担が発生することは留意しておきましょう。

6-3. 課題解消のためのポイント

お伝えしている通り、図面管理システムを使うことで、図面管理上の課題の多くは解決されます。

ただ、しっかりその効果を得るためには、以下のポイントを押さえておいてください。

図面管理システムには、管理課題を解決するための機能が備わっていますが、細かい仕様や、機能の有無はシステムによって異なります。
そのため、自社課題をより確実に解消するためには、慎重に導入するシステムを選定しなければなりません。
また、図面管理システムの効果は、従業員が適切にシステムを使わなければ十分に発揮されません。
従業員に使いこなしてもらうためには、社内教育を実施して、システムの使い方やルール等を周知させることが大切です。

6-4. 図面管理システムを使ってデータで図面を管理する方法がおすすめなケース

ここまでの内容を踏まえると、以下の3点に当てはまる場合は、図面管理システムを使った図面管理がおすすめです。

高いレベル感で図面管理の効率性・安全性を高めたい場合、パソコンやファイルサーバの基本機能による管理では不十分となる可能性が高いです。

このため、ある程度の予算を割くつもりがあるのであれば、ぜひ図面管理システムを導入しましょう。

コストがかかっても、それ以上に効率性・安全性向上による効果が大きくなるはずですよ。

先ほどもお伝えした通り、予算を割いて、より本格的に図面管理の効率性・安全性を高めたいなら、ぜひ図面管理システムを導入すべきです。

図面管理システムには多彩な機能が備わっており、以下のような管理上の課題の解決をサポートします。

こうした課題をまとめて解消できれば、業務効率や生産性も大きく向上することが見込まれます。

さらに、図面管理システムの高い安全性のもとで図面を管理することは、コンプライアンスや認証取得にも大きく貢献してくれるはずです。

このため、例えば以下のような難易度の高いニーズも、図面管理システムを活用することでバッチリ満たすことができます。

このように、他の図面管理方法では満たすことのできないニーズをお持ちなら、高い効率性と安全性のもとでの管理が叶う図面管理システムは最適な選択肢となるはずです。

ここまでで、業務効率や生産性に寄与するレベルで図面管理の質を高めたいなら、図面管理システムを使うべきであることはお分かりいただけたかと思います。

とはいえ、実際、どのように管理を行うことができるのかはなかなかイメージしづらいですよね。

そこでここでは、当社の提供する「PROCENTER/C」を使った図面管理事例をご紹介します。

8-1. リスクを解消し、安全で効率的な図面管理が実現した事例

全国の地域において、管轄事務所の設計・建設を行っている行政機関G様では、以下のような課題を抱えていました。

このように、セキュリティにも効率にも課題がある状況を改善すべく、「PROCENTER/C」を導入していただきました。

【PROCENTER/C導入後の図面管理イメージ】

こうした導入効果により、本部での管理の質が高まっただけでなく、各地域事務所においても、従来より容易に図面を送付できるようになり、業務負担が軽減されています。

事例の詳細をみる

8-2. 海外サプライヤーとのスムーズで安全な図面共有が実現した事例

国内大手の輸送機器メーカーのC様では、図面管理において、特に海外サプライヤーとの共有に課題を抱えていました。

このように、海外サプライチェーンとの図面共有に、手間や時間、リスクを伴う状況を改善すべく、「PROCENTER/C」を導入していただきました。

【PROCENTER/C導入後の図面管理イメージ】

◆導入効果

こちらの事例では、目の届きにくい海外パートナーとの図面共有上の課題を解消できました。

とはいえ、全ての図面管理システムが、こうした海外との図面共有のための機能を備えているわけではありませんから、自社の事業や業務内容に合わせたツールを選定することは非常に重要と言えます。

事例の詳細をみる

ご紹介した事例からも分かるように、図面管理システムを導入する場合、自社の事業や業務内容に最適なシステムを選定することが大切です。

ここでは、そのように自社に合ったシステムを選ぶための手順を説明します。

【自社に最適な図面管理システムを選ぶための4ステップ】

各ステップごとに、詳しく見ていきましょう。

9-1. 【STEP.1】ニーズを明確にする

まずは、自社の図面管理上のニーズを明確にするところから始めましょう。

「図面をどのように管理したいか」というニーズを明らかにすることで、「自社でどのような図面管理システムが必要か」が見えてきます。

そのように自社に本当に必要な図面管理システムを導入するため、まずは、ニーズを追求してみてください。

その際は、以下のように現状実際に抱えている課題から考えるとスムーズです。

【ニーズの明確化の例】

このように課題を元にニーズを明確にし、自社に合った図面管理システムがどのようなものかをイメージできるようにしておきましょう。

9-2. 【STEP.2】オンプレミスかクラウドか選択する

図面管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があり、それぞれ以下のような特性を持ちます。

オンプレミス型は、社内に設置したサーバにシステムを構築するタイプで、自社のセキュリティ要件や業務内容に応じて柔軟なカスタマイズができる点が特徴です。

既存の業務システム等と連携したい場合や、自社で独自にセキュリティを高めて使用したい場合などに向いています。

クラウド型は、外部の事業者が提供する図面管理システムをインターネットを介して使用するタイプです。

すでに完成されたサービスとして提供されるため、カスタマイズ性は低いものの、コスト負担を抑えて手軽に導入しやすいです。

一方で、事業者によるサービス提供が終了すると使用できなくなるため、慎重にシステム選定を行う必要があります。

このように、オンプレミス型とクラウド型では利用環境や特徴が異なるため、自社の重視したいポイントに合わせて選択してください。

9-3. 【STEP.3】機能をはじめとした各種要件を満たすものをピックアップする

オンプレミス型かクラウド型か決まったら、機能をはじめとした各種要件を満たすものをピックアップします。

STEP.1で明らかにしたニーズを満たす機能を備えていて、価格やセキュリティ等も自社要件を満たしている図面管理システムを導入候補としましょう。

この時必ず確認すべき項目は、以下の通りです。

【確認すべき項目】

9-4. 【STEP.4】操作性を確認する

最後に、無料トライアルや貸し出しを利用し、実際に使ってみて、操作性を確認しましょう。

図面管理システムの操作が複雑だったり分かりづらかったりすると、せっかく導入しても利用してもらえない可能性があります。

そうなると、今抱えている課題も解消されませんから、従業員が操作しやすい図面管理システムを選ぶことは重要です。

そこで、無料トライアル・貸し出しを活用し、従業員に実際に使ってみてもらってください。
このことで、従業員がより操作しやすい図面管理システムを導入することができるはずです。

試用の際には、特に以下のポイントを従業員に確認してもらうと良いですよ。

実際に業務に活用しながら、こうしたポイントをチェックしてみてくださいね。

今後、図面管理システムを導入して、図面データをより効率良く安全に管理していくことを目指すなら、「PROCENTER/C」がおすすめです。

「PROCENTER/C」は当社NECソリューションイノベータが提供している、文書管理と情報共有を一手に担うツールです。

図面はもちろん、あらゆる文書を一元的に管理し、社内外で柔軟に共有できるため、製造業・建設業の図面管理におけるあらゆる課題を解決に導きます。

最後に、図面管理に「PROCENTER/C」をおすすめする3つの理由をお伝えしますね。

10-1. 製造業での導入実績が豊富

「PROCENTER/C」では、図面をはじめ、CADや設計書など製造業・建設業の現場で飛び交うさまざまなコンテンツを、フォーマットを選ばず一元管理可能です。

このため、特に製造業のお客様企業で多く導入いただいており、すでにご紹介した事例以外にも以下のような実績があります。

◆導入効果

「導入事例: PROCENTER/C」では、さまざまな事例を詳しくご覧いただけますので、ぜひそちらもご確認くださいね。

10-2. 外部認証に裏付けられた強固なセキュリティ

図面管理において、安全性を高め、改ざんや盗難、不正な持ち出し等のリスクを低減することは非常に重要です。

「PROCENTER/C」は、そのようなあらゆるリスクから図面を保護するための、強固なセキュリティ対策・機能を備えています。

それを裏付けるのが、以下のような外部認証の取得です。

「PROCENTER/C」なら、これらの認証により実証されている高いセキュリティレベルのもとで、図面を管理することが叶います。

10-3. オンプレミス版とクラウド版から選択可能

オンプレミス版である「PROCENTER/C」に加えて、クラウド版（SaaS）として「PROCENTER SaaS」もご用意しております。

「PROCENTER SaaS」は、220社以上の導入実績がある「PROCENTER/C」をベースにサービス化。図面の管理に必要な機能を標準装備しています。

また、クラウドサービスでありながら豊富なAPIにより、柔軟な外部連携も可能です。

自社内で構築・運用できる「PROCENTER/C」、運用工数を要さずスムーズな導入が期待できる「PROCENTER SaaS」の両方で導入前のトライアルが可能となっております。

ぜひお気軽に、操作感や機能性を実際に使って確かめてみてください。

PROCENTER/Cを試してみる

PROCENTER SaaSを試してみる

図面管理について、重要性や具体的な方法がお分かりになったでしょうか。

最後に今回の内容をまとめておきます。

そもそも図面管理においては、以下のような対応が必要です。

昨今では、より効率的かつ安全に図面を管理する必要性が高まっており、以下のような対応も求められます。

こうした対応による適切な図面管理は特に製造業・建設業にとっては重要です。その理由は以下の通りです。

図面管理の方法としては、以下の3パターンがあります。

各方法のメリットやデメリット、解消できる図面管理上の課題を踏まえて、自社に最適な方法を選び、適切に管理を実施していきましょう。