ただ、管理対象が公文書という特殊な文書であるため、どのようなシステムが適しているのか判断が難しいですよね。

しかし実は、公文書管理においても、いわゆる「文書管理システム」と呼ばれるツールやサービスの導入は有効な手段なのです。

一般的な文書管理システムは「民間企業で用いられるもの」という認識をお持ちかもしれませんが、中には公文書管理にも耐えうる機能やセキュリティレベルを備えたものもあるからです。

実際、当社の提供する「PROCENTER/C（プロセンターシー）」も、行政機関で活用されており、以下のような導入効果が見られています。

このように、文書管理システムを導入することで、公文書においても管理の質を向上させることは可能なのです。

とはいえ、公文書管理に適した文書管理システムがどのようなもので、どのようなメリット・デメリットがあるのか、という点を具体的に押さえておかないと組織内で理解を得るのは難しいかと思います。

そこで今回は、以下の通り、公文書管理の観点から文書管理システムについて徹底的に解説します。

本記事の主な内容

適切な公文書管理のため、文書管理システム導入に向けて一歩踏み出せる内容となっています。

ぜひ最後まで目を通してみてくださいね。

冒頭でもお伝えしましたが、公文書管理においても「文書管理システム」を用いることで、管理の質が向上します。

とはいえ、文書管理システムならどれでも導入して良いというわけではありません。

やはり導入するなら、公文書という特殊な文書の管理に適した特性を持ち合わせた文書管理システムである必要があります。

この2点について、もう少し詳しく説明しますね。

※そもそも「文書管理システムがどのようなものかイメージしづらい」という場合は、「業務効率・DXを推進する文書管理システムとは？機能や選び方を解説」もご参考ください。

1-1. 高いセキュリティレベル

公文書は機密性の高い文書ですから、当然高いセキュリティのもとで管理することが求められます。

このため、管理に用いる文書管理システムも、高水準なセキュリティレベルを備えていなければなりません。

具体的には、以下のような仕様や機能が必須となります。

また、こうした細かい仕様・機能の他、行政機関への導入実績があることや、情報セキュリティに関する外部認証（Pマーク、ISO27001／27017等）を取得していることも高いセキュリティレベルの裏付けとなります。

1-2. 柔軟な電子決裁機能

公文書管理のための文書管理システムには、柔軟な電子決裁機能も欠かせません。

ご存知の通り、行政機関や自治体では、多くの業務が決裁に基づいて進められ、決裁には「決裁文書」が伴うからです。

つまり、公文書には膨大な決裁関連文書が含まれ、公文書管理の効率化を目指すのであれば、同時に決裁の効率化も求められるのです。

そのための機能としては、以下のようなものがあります。

公文書管理に用いる文書管理システムには、こうした機能が備わっているか、もしくはワークフローシステムと連携できることが求められます。

ここまでで、公文書管理に適した文書管理システムがどのようなものか、お分かりになったかと思います。

とはいえ、文書管理システムを活用している先例や現状が分からないと、安心して導入することはできませんよね。

そこでここでは、

「公文書管理のために、実際どれくらい文書管理システムが活用されているのか」

というところを見ていきましょう。

早速結論をお伝えすると、全国の都道府県における文書管理システムの導入率は、なんと約8割にも上ります。
47都道府県中、実に37の団体で文書管理システムが活用されているのです。（令和2年度の調査結果）

参考：総務省「地方自治情報管理概要」

また、「⾃治体DX・情報化推進概要」を見ると、市区町村においては、およそ3割の団体が「文書管理システムに電子決裁機能が備わっている」と回答していることが分かります。

つまり、少なくとも3割の市区町村が、すでに文書管理システムを導入していると考えられます。

こうしたデータからうかがえるように、公文書管理を文書管理システムで行うことは、決して珍しいケースではないのです。

また、内閣総理大臣決定である「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」では以下のように記載されており、国としても文書管理システムによる公文書管理を後押ししています。

このように、「すでに多くの団体が文書管理システムを導入しており、国もそれを推奨している」というのが公文書管理の現況です。

こうした状況が分かったことで、安心して文書管理システムの導入について検討していけるのではないでしょうか。

ここまで説明した通り、公文書管理に文書管理システムを用いることは有効な手段であり、すでに多くの団体も取り組んでいることです。

そのように文書管理システムを取り入れた自治体や行政機関では、公文書のライフサイクルを適正かつ効率的に管理できるようになります。

文書管理システムを用いることで、公文書のデータでの一元管理が促進され、さらに以下のような機能が、公文書の「作成（起案）・決裁・保管・廃棄」の各フェーズをサポートしてくれるからです。

【文書管理システムの機能の主な機能】

公文書をデータで管理することで、紛失や汚損のリスクを低減でき、セキュリティ機能により操作ログが記録できれば、改ざんや不正な持ち出しを防止につながることができます。（＝適正な管理）

また、ファイルの共有機能や検索機能、電子決裁機能があれば、文書を持って歩き回る必要が無くなり、公文書を用いる業務効率の大幅な向上も見込めます。

このように、適切な文書管理システムを導入すれば、作成から廃棄に至るまで、公文書を適正に、効率的に管理できるようになるのです。

ここからは、公文書管理に文書管理システムを活用すると実現できることを、より具体化してご紹介します。

いずれも管理の適正さや効率性に資するものであり、ぜひこうしたメリットを得たいところですよね。

それぞれ、もう少し詳しく見ていきましょう。

4-1. 公文書をあらゆるリスクから守りやすくなる

1つ目のメリットは、公文書をあらゆるリスクから守りやすくなることです。

文書管理システムで、データによる一元管理を行うことや、先述の通り高いセキュリティレベルを擁する「適切な」文書管理システムを用いることが、さまざまなリスクの低減につながるのです。

具体的には、以下のようなリスクが今より低減するはずです。

【文書管理システムにより低減されるリスク】

そもそも公文書は、

「健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るもの」
（「公文書等の管理に関する法律」より）

と位置付けられています。
地方公共団体においては、この国民を住民と読み替えることができます。

つまり、公文書は、住民の資源でもあり、住民が主体的に利用できるべきものです。

公文書をあらゆるリスクから守ることは、こうした公文書のあるべき姿を体現するためにも欠かせない要素なのです。

4-2. 管理の属人化を解消できる

2つ目のメリットは、管理の属人化を解消できることです。

文書管理システムを活用すれば、システム上に公文書が集約されると共に、検索機能により、必要なタイミングで速やかに目的の文書を取り出せるようになります。

このことで、文書の作成者に限らず、誰でも文書を閲覧したり、決裁ルートを把握できるようになるため、

「文書の作成者しか保管場所や決裁ルート、意思決定に至った経緯を把握していない」

といった、属人化が解消されるのです。

そのように作成担当者に属人化することなく公文書管理を行えれば、担当者の不在時や退職後に住民から情報開示請求があっても、スムーズに対応しやすくなります。

そもそも公文書管理の目的には、

「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにする」
（「公文書等の管理に関する法律」より）

ことが含まれますから、管理の属人化が解消され、住民からの情報開示請求に速やかに対応できることは、公文書管理を行う上で欠いてはならない要件とも言えますよね。

4-3. 紙文書にかかるコストを削減できる

3つ目のメリットは、紙文書にかかるコストを削減できることです。

文書管理システムを用いれば、公文書の作成〜廃棄までのプロセスもデジタルで行えるため、紙の文書を大幅に削減することができます。

これにより、紙文書にかかるコストも削減することができるのです。

こうしたコストについて、微々たるものとお考えかもしれませんが、庁内の紙文書は想定以上に膨大です。

以下の画像は、都城市における、文書管理システムの導入前（左）と導入後（右）の執務室の様子ですが、こうして見比べてみると一室内にも大変な量の紙文書が存在することがよく分かりますよね。

出典：宮崎県都城市「全国初! 自主導入・自主管理の公文書管理システム」

このような大量の紙文書にかかる費用も、決して軽視できるものではないことがお分かりかと思います。

長い目で見れば特に、こうしたコスト削減のメリットは大きくなるはずです。

4-4. 業務効率が向上する

4つ目のメリットは、業務効率が向上することです。

文書管理システムを導入すれば、公文書の作成〜廃棄のプロセスがシステム上で完結できます。

このため、自席のパソコンで公文書を用いる業務のほとんどが行えるようになり、ムダな作業や時間も大きく削減できるのです。

もう少し詳しく言えば、以下のような場面において、ムダが無くなり業務効率アップが見込めます。

【文書管理システムで叶う業務の効率化例】

こうした業務効率の向上は、職員の働き方が改善される・より住民に資する業務に時間を割けるといったことにもつながってきます。

庁内の人材や住民の存在は、自治体を支える柱ですから、文書管理システムによる業務効率の向上は、今後も自治体が存続し続けるための重要な取り組みとも捉えられますよね。

文書管理システムによって公文書管理を行うことには、デメリットも存在します。

こうしたデメリットについても、事前に把握し、打開策も検討しておきましょう。

5-1. 導入前後はシステムの導入・管理担当者の業務が増える

1つ目のデメリットは、文書管理システムの導入直後は、導入・管理担当者の業務が増えることです。

文書管理システムに限ったことではないですが、どうしても新しいツールを導入する際には、そのための業務が発生します。
適正かつ効率的な公文書管理を目指すなら、なおさら導入前後の業務に注力する必要があります。

どれも重要な業務ではありますが、これらを単独や少人数でこなそうとすれば、負担が大きくなってしまいます。

そのため、あらかじめチームを編成して、業務を分散させながら導入に踏み切ることをおすすめします。

特に、既存文書をスキャンし、電子化する作業は、膨大な時間を要する場合もあるはずですから、事前に広く協力を依頼しておきましょう。

5-2. 煩雑になる業務が出てくる場合もある

2つ目のデメリットは、煩雑になる業務が出てくる場合もあることです。

文書管理システムで管理できるのは、データの文書です。
そのため、そもそも紙で発生した文書や、紙の方が扱いやすい文書を用いる際には、作業工程が増えることもあるのです。

例えば、住民から紙で収受した文書に関しては、スキャンしたり、文書をもとにデータを手入力する作業が発生します。

また、設計図面や発行物のデザインのような文書は、データがあったとしても、紙の方が視認性が高い場合もありますから、紙で出力し、加筆した上で再度スキャンして相手に戻す…といった作業が必要になることもあるでしょう。

とはいえ、そういった文書も保管段階に入れば、やはりデータで一元管理されていることの利点が大きくなってきます。（すぐに探し出せる、高いセキュリティのもとで保管できる、自動で廃棄できる等）

特に、情報漏えいや改ざん等のリスクから公文書を守り、適正に管理するという観点から見れば、部分的に業務が煩雑になったとしても、文書管理システムを用いる利点の方が重要だと言えるのではないでしょうか。

5-3. 導入・運用にコストがかかる

3つ目のデメリットは、導入・運用にコストがかかることです。

文書管理システムは、自社で運用するタイプ（オンプレミス型）と、事業者にクラウドサービスとして提供してもらうタイプ（クラウド型）がありますが、そのどちらにおいてもコストがかかります。

オンプレミス型なら、まとまった金額の初期費用と、年額の保守費用が、クラウド型なら、少額の初期費用（不要な場合もあり）と利用規模に応じた月額利用料が必要です。

このように、導入にも運用にもコストが必要なことは留意しておかなければなりません。

ただ、システムの導入によって紙文書にかかるコストが削減されたり、業務効率の向上により自治体・行政機関として磐石な体制が築けるなら、投資対効果としては良好なはずです。

文書管理システムにかかるコストを、そのような「投資」と捉えれば、一概にデメリットとも言えないところです。

ここまでで、公文書管理に適した文書管理システムがどのようなもので、活用することでどういったメリット・デメリットがあるのか、ということがお分かりいただけたかと思います。

ただ、実際の例を見てみないとイメージしづらい点もありますよね。

そこでここでは、当社の提供する「PROCENTER/C」の行政機関における導入事例をご紹介したいと思います。

6-1. セキュリティを高めながらも利便性を損なわない公文書管理が実現した事例

行政機関F様では、重要機密情報・公開用一般事務文書の管理において以下のような課題を抱えていました。

F様においては、セキュリティを重視するがゆえに公文書の扱いに手間や不便が生じていたのです。

こうした状況を打破し、セキュリティと利便性の両立を叶えるため「PROCENTER/C」を導入していただきました。

【PROCENTER/C導入後の公文書管理イメージ】

このように、セキュアな環境を確保しながら公文書の決裁・授受・検索等の作業工数を削減し、利便性を損なうことなく一元管理が行えるようになっています。

事例の詳細をみる

6-2. リスクを解消し、安全で効率的な公文書管理が実現した事例

全国の地域において、管轄事務所の設計・建設を行っている行政機関G様では、以下のような課題を抱えていました。

このように、セキュリティにも効率にも課題がある状況を改善すべく、「PROCENTER/C」を導入していただきました。

【PROCENTER/C導入後の公文書管理イメージ】

こうした導入効果により、本部での管理の質が高まっただけでなく、各地域事務所においても、従来より容易に図面を送付できるようになり、業務負担が軽減されています。

事例の詳細をみる

ここまでで、文書管理システムを用いることで、公文書管理の適正性や効率性の向上が見込めることはお分かりいただけたかと思います。

その上で、あなたの所属する団体において、「適正（安全）で効率的な公文書管理が十分にできていない」と感じられるのであれば、早急に文書管理システムを導入すべきです。

というのも、適正性・効率性を伴わない公文書管理は、以下のように自治体の存続を脅かすことになりかねないからです。

7-1.公文書が適正に管理できていないと住民の信頼を失いかねない

公文書が適正に管理されていないということは、改ざんや隠蔽（不正な廃棄・持ち出し）が発生してもおかしくない状況ということです。

あなたも国政における文書の改ざん・隠蔽問題のニュースを耳にしたことがあるかと思いますが、その時どのように感じたでしょうか。
少なからず失望や不信感を抱いたはずです。

それは地方行政においても同じです。

自治体において文書の内容が改ざんされたり、不正に廃棄されれば、住民は自治体を信用できなくなります。
中には、より信頼できる市区町村へ移り住む住民も出てくるはずです。

7-2.公文書を効率的に管理できないと行政自体の品質も低下しかねない

公文書を効率的に管理できていないということは、庁内の多くの業務にムダがあるということです。

そのようなムダの多い業務に対して、やりがいを感じなくなったり、疲弊する職員も居るでしょう。
若く優秀な職員なら特に、より生産性の高い仕事を求めて民間企業への転職を図る場合もあるはずです。

そういった事態が多発すれば、有望な人材がどんどん流出し、行政（サービス）の品質も向上しづらくなってしまいます。
結果、より良い行政を求めて住民が流出する可能性も出てきます。

部署内や庁内で文書管理システムの導入について理解が得られれば、実際に導入するシステムを選定していかなければなりません。

ただ、数多く存在する文書管理システムの中から、公文書管理に適したものを選ぶにはどうすれば良いか迷ってしまいますよね。

そこで、ここでは、公文書管理のための文書管理システムを選ぶ際にチェックすべきポイントをご紹介します。

8-1. 行政機関・自治体における導入実績があるか

まず一番に確認したいのが、行政機関や自治体における導入実績の有無です。

公文書管理のために導入された実績があるということは、提供会社側にもそのためのノウハウがあるということになります。
このことで、単なる文書ではなく「公文書」の管理を見据えたサポートが期待できるのです。

具体的には、以下のような提案・サポートを受けやすいはずです。

また、導入実績のあるシステムの方が、庁内での理解も得やすいはずです。

こういったことから、行政機関・自治体への導入実績があるかどうかは、必ず確認するようにしましょう。

8-2. 情報セキュリティに関わる認証を取得しているか

セキュリティレベルを判断する基準として、情報セキュリティに関わる認証を取得しているかどうかチェックしましょう。

システムの提供会社サイドで、いくらセキュリティ対策や機能の充実さを謳っていても、そのレベルを客観的に判断するのは難しいですよね。

そこで役立つのが、情報セキュリティ認証です。
情報セキュリティ認証とは、情報セキュリティ対策が適切に行われていることを示す規格のことで、第三者機関による審査をクリアすることで取得できます。

つまり、こうした認証を取得している文書管理システムは、第三者機関による客観的な判断により、そのセキュリティの適切さが認められているのです。

代表的な情報セキュリティ認証としては以下のようなものがあるので、まずはこれらを取得しているかどうかを目安にしてみてください。

8-3. 導入・運用におけるサポートが十分か

導入や運用において、システムの提供会社から十分なサポートが受けられるかどうかも要チェックです。

導入におけるサポート（提案）内容は、システム導入に対する決裁が得られるかどうかに影響しますし、運用開始後のサポートは、安心感のある運用に寄与します。

例えば、提案の段階で決裁者を説得できる材料（資料・データなど）を用意してくれれば、決裁を得やすくスムーズな導入が叶うはずです。

また、導入後のサポートに関しては、庁内に情報システム部門があればメール・問い合わせフォームを介した対応でも十分ですが、専任の担当者や部門が無いのであれば電話による密なサポートが必要となります。

そのように、十分なサポートが受けられるかどうか、導入前に確認・判断するようにしてください。

8-4. 操作しやすいか

導入候補のシステムが3〜4点以内に絞られてきたら、操作性を確認してみてください。

無料でトライアルや貸し出しが提供される文書管理システムがほとんどなので、必ず利用して、問題なく操作できるかどうか確かめましょう。

その際に、チェックするべきポイントは、以下の通りです。

あなた自身だけでなく、他の職員にも使ってみてもらい、より多くの職員が使いやすいと感じられる文書管理システムの導入を目指しましょう。

お伝えした通り、公文書管理に適しているのは、「高いセキュリティレベル」と「柔軟な決裁機能」を備えた文書管理システムです。

そのような文書管理システムの一つとして、当社NECソリューションイノベータが提供する「PROCENTER/C」をおすすめします。

ここでは、「PROCENTER/C」が公文書管理におすすめできる理由として以下3つの特徴をご紹介します。

9-1. 外部認証に裏付けられた強固なセキュリティ

公文書管理において、セキュリティは最も重視すべき観点ですよね。

公文書を適正に管理するには、外部からの脅威（攻撃・不正アクセス）や内部での不正・ヒューマンエラーから強力にデータを守らなければなりません。

「PROCENTER/C」は、そのような高い安全性を要する行政機関・自治体での利用にも耐えうる、強固なセキュリティ対策・機能を備えています。
それを裏付けるのが、以下のような外部認証の取得です。

「PROCENTER/C」は、これらの認証により実証されている高いセキュリティレベルで、庁内の情報を強力に保護します。

9-2. 多彩な機能で公文書管理と情報共有を効率化

「PROCENTER/C」は、多彩な機能で公文書管理と情報共有の効率化を実現させます。

以下は、そのような機能の一例です。

文書管理のための機能を標準装備しているのはもちろん、高いカスタマイズ性を持ち合わせているため、ワークフロー等と連携させてシステム上での柔軟な決裁を実現可能です。

こうした機能により、公文書の管理における課題や、情報共有上の課題を併せて解決に導きます。

9-3. オンプレミス版とクラウド版から選択可能

オンプレミス版である「PROCENTER/C」に加えて、クラウド版（SaaS）として「PROCENTER SaaS」もご用意しております。

「PROCENTER SaaS」は、220社以上の導入実績がある「PROCENTER/C」をベースにサービス化。公文書管理・庁内外での情報共有に必要な機能を標準装備しています。

また、クラウドサービスでありながら豊富なAPIにより、柔軟な外部連携も可能です。

庁舎内で構築・運用できる「PROCENTER/C」、運用工数を要さずスムーズな導入が叶う「PROCENTER SaaS」の両方で導入前のトライアルが可能となっております。

ぜひお気軽に、操作感や機能性を確かめてみてください。

PROCENTER/Cを試してみる

PROCENTER SaaSを試してみる

公文書管理に適したシステムがどのようなものなのか、お分かりいただけたでしょうか。
最後に今回の内容をまとめておきます。

公文書管理には、以下のような特性を備えた文書管理システムが適しています。

このような適切な文書管理システムを導入することで、公文書のライフサイクルを適正かつ効率的な管理が実現します。

具体的には以下のようなことが叶います。

ただ、次のようなデメリットには注意が必要です。

公文書管理に用いる文書管理システムを選ぶ際には、以下のようなポイントを確認するようにしましょう。

ぜひ今回の内容を参考に文書管理システムを取り入れ、より適正で効率的な公文書管理を実現させましょう。